文档介绍：跨越七种会议“陷阱”的技巧
一、员工会议
员工会议是企业中最常见的会议。研究显示,企业会议总数的30%至45%都是员工会议。员工会议通常都是由经理(或部门经理、主管)等企业领导召集的会议。
[陷阱]员工会议太频繁
员工会议常依惯例安排。不必要的会成为员工偷闲机会。
[跨越技巧] 员工会议应尽量限制在一周一次。可以取消没有太多重要事情要处理的定期会议,但不宜超过总会议次数的1/4。使会议真正为需要而开。
[陷阱]员工会议时间太长
[跨越技巧] 会前应把开会时间确定出来。主持人应严格遵守开会时间。在预定时间内处理完事情,然后结束会议。
[陷阱]主持人话说得太多
由于这种会议的主持人常是企业领导,其发言一般占全部开会时间的80%。与会者仅能在会议快结束时发表意见,使得会议无法征询员工有益的建议和意见。
[跨越技巧] 主持人的发言时间应缩短,应尽量不要超过全部会议时间的一半,发言应有组织。同时,可指定与会者发言或作简要评论。
[陷阱]领导太独裁
这是员工最常发的怨言之一。经理人因怕惹事,而在会中保持沉默。
[跨越技巧] 主持人应使与会者能真正参与会议,对与会者意见保持中立态度。主持人可将会议进行过程录像,观看自己的议事行为是否霸道。
[陷阱]讨论结构松散
即使主持人采取权威性的作风,会议也可能以混乱收场。
与会者彼此太熟悉,也使会议难以照原议程进行。因为与会者和主持人没有达成按议程有系统地议事的共识。
[跨越技巧] 主持人会前准备议程的工作决不可少,且要在会中指定与会者作简要发言,要有简短、主旨明确的开场白。
[陷阱]主持人讲的内容重复
许多与会者不一定须通过主持人讲话才知道公司要公开的消息,有时会前就知道。
[跨越技巧] 主持人完整的会前准备工作,包括了解与会者已经知道了哪些内容,以避免重复与会者已知的事项。
[陷阱]员工会议常墨守成规
由于员工会议常是定时定点举行,处理可以预料中的事,要避免这一问题并不容易。然而,强调团队合作的企业,会要求与会者反映当时发生的问题,而非只报告旧闻。
[跨越技巧] 议程设计应随最新情况而有所变化。讨论方式也应有弹性。主持人可以指派与会者轮流担任。
[陷阱]会议记录不完整
会议记录不完整,甚至无法提供给与会者,是开会的大忌。清楚无误的会议记录对决议的执行有很大帮助。
[跨越技巧] 主持人一定要指定某个与会者担任这项工作,专心倾听个人发言,并有组织地将发言记录下来。
[陷阱]会议常流于形式
会议只重视决策结果,对执行情况就不关心了。这是员工会议常有的情况。
[跨越技巧] 分派工作要记录负责人姓名及工作完成日期,并对执行决策情况进行检查,以确保会议决策落到实处。
二、紧急会议
紧急会议通常是为解决紧急问题而临时召开的。其开会目的通常也非常明确。由于要处理的事情紧急,因此决议能在有限的时间内达成。
[陷阱]缺乏会前准备工作
这有可能降低效率,由于事情紧急,有权决定事情处理方式的人,往往无法出席。当议程不明时,也可能使讨论无章法。
[跨越技巧] 避免常开这种会议。若非召开不可,主持人须在会前准备讨论形式及领导方法等。若没有详细议程,也要列出三四个讨论要点,会议记录不可缺少。
三、专题讨论会议