文档介绍：管理论坛技术协作信息2o13(11)患第1138关于当前档案数字化建设的几点思考熊珊珊梅琼/湖北医药学院档案馆摘要:开展档案数字化建设,应对以下四个方面工作引起重视:一、牢固树立效益观,重视档案数字化对象的前期鉴选工作;二、建立全面,系统,完善的目录数据库;三、重视电子档案的收集和管理;四、加强档案现代化管理人才的培养。关键词:档案;数字化;思考在信息技术高速发展的2l世纪,档案,作为社会信息资源的一个重要组成部分,其内容、载体、特性等正面临着数字化时代的全新变革,档案信息化建设成为将来很长一段时间内我国档案事业发展的重点,档案数字化管理较之传统的实体档案管理,有着无可比拟的先进性和时效性,因此,作为档案信息化建设的基础工程和重要内容,档案数字化建设也理所当然地成为档案工作未来发展的主流。在此,谈谈自己对档案数字化工作的几点思考:档案全文数字化工作应牢固树立效益观,重视档案数字化对象的前期鉴选工作鉴选档案数字化对象的过程实际上也是盘点馆藏的过程。以档案数字化工作为契机,对现有馆藏进行再次鉴定,既达到了优化馆藏的目的,又减轻了库房压力,降低了管理成本。对数字化档案内容进行前期鉴选,首先是为了保证数字化后的档案信息质量,保证它们具有较高的利用率,其次是要考虑提高档案数字化的效益,减少无意义的投入。档案全文数字化是一项艰巨而长期的工作,它需要大量的人力、物力与经费的支持,而这恰恰与各级档案部门人员有限,经费紧张的现实相矛盾,档案部门必须牢固树立“效益观”,严把质量关,以有限的条件来实现最大的效益与产出。应加强对馆藏档案的鉴定与优化,不能简单的认为凡是列为永久相长期(3O年)保管的档案都要数字化。在进行全文数字化时应遵循效益原则和优先原则,根据馆藏特色和利用频率以及开放档案的要求来制定选择标准,要加强对档案利用者的需求调研,对档案查阅利用情况进行统计分析,从而做到目标明确,心中有数,切实有序地开展工作,}刀不可盲目激进,贪大求功,造成不必要的资源浪费,违背档案数字化建设的初衷。二、建立全面、系统、完善的目录数据库尤为重要建立机读目录数据库是档案数字化工作的首要环节,它的重要性甚至超过了档案全文数字化。档案的查阅利用对计算机检索功能的要求是能够快速、准确地查询任何一份档案文件的所在位置,从这个意义上来讲,全面,系统,规范的机读目录数据库的建立就显得尤为重要。“简化整理,深化检索”,这是当前档案业界对于档案管理工作的共识。那么如何深化检索?关键就在于建立系统,完善,规范的机读目录数据库。我们在建立目录数据库时,一定要严把档案信息著录“质量关”,这会直接影响档案目录数据与原始档案信息内容的一致性和检索的有效、准确。为了确保录入质量,一方面要求档案录入人员要具备高度的职业责任感,同时还要具备较丰富的工作经验,熟悉档案工作业务规范,保证标准化作业,避免录入的随意。在录入每一个数据时都要考虑到是否达到最大化的方便检索。比如在检索时经常会用到的“文件编号”项、“文件题名”项、“档号”项等,在录入时只要错录一个数字,错录一个字都会影响到检索的快速准确。另外对于一些没有规范标题的白头文件,一定要仔细阅读文件内容,拟写出能准确反映其内容的规范标题,并以方括号进行标示,有附件的文件一定要在正文的题名后标出附件的文号或主要内容,只有录入时的耐心,细致,不厌其烦,才能保证检索时的完整