文档介绍：学校办公管理概述
学校办公室是为学校领导及有关部门服务的综合办事机构,是沟通上下
左右、联系四面八方的纽带和桥梁,对搞好学校管理工作,有着重要的意义。
学校办公室工作机构设置的原则
任务目标原则
任务目标是办公组织机构设置的出发点和归宿。因此办公室机构的设置
应该从实际出发,机构的繁简、等级的高低和必须完成的任务相一致。机构
的设置,先要明确工作任务的含量、目标、完成任务的难易程序,然后按照
专业化分工,将总任务分解成各项具体任务,再进行分类,建立适当规模的
工作机构。一般来讲,应该因需要设机构、“因事设机构”,而不应该“因
人设机构”、“因机构去找事”。
集分相宜原则
学校办公室内部机构要合理布局,在布局上要考虑是否有利于统一指
挥,要有一系列垂直上下级关系,形成一个金字塔式的指挥系统。在坚持统
一原则的同时,必须坚持分级管理原则,办公室各部门必须具有同它们所承
担的责任相适应的权力,以便根据各自的具体情况,灵活地处理问题。
专业分工原则
办公室各部门及有关人员在一定的工作范围内,应尽量从事明确专业分
工的业务活动,不允许出现职责不清,互相推诿和扯皮等不良现象。通过专
业分工,可以推动各部门工作人员钻研业务,做到熟能生巧、精益求精,提
高工作效率,但分工不分家,应提倡互助合作精神。
责权相称原则
责任是共同劳动、分工协作的客观要求,权力则是履行责任的手段和特
征,两者互相制约不可分割。所以必须坚持责权相统一的原则,委之以责,
授之以权,使工作人员有职、有责、有权,独立处理各种职权以内的事务,
不断提高工作效率。
协调一致原则
办公室的纵向机构(即上下级组织之间)、横向机构(如各科室之间、
各岗位间),既要分工明确,责任清楚,又要主动搞好协作,各部门、各环
节、各个工作人员都要主动配合,相互帮助。
稳中适应原则
“稳”是指组织机构的稳定性:同时,还要对外部环境具有适应性。组
织有相对稳定性,可使每个工作人员及相互间的关系保持稳定,否则机构朝
令夕改,就无法正常开展工作。另一方面,随着外部环境发生变化,各机构
也要适应新情况,新要求,适当进行调整。
精于高效原则
精干,指人员精干、机构精简;高效,即工作效率高,工作质量和效益
高。精干是高效的前提。为此,一要减少层次。历史经验证明,机构内部层
次不宜多设,层次多了,容易产生内耗,造成信息交流受阻,指挥不灵,办
事拖拉。二要机构精干,合理定编定岗。在机构设置上不要分得过细,不设
领导职权,副职不宜太多,实行平等民主管理,充分调动每个人的工作积极
性。三要建立和完善工作责任制,在机构设置上,做到定任务、定人员、定
责任、定奖惩,层层建立责任制,形成一个有机的工作责任体系,这是使组
织机构具有高效能的必备条件。
当前,一些办公部门较普遍存在着机构臃肿,人浮于事、官僚主义等现
象。这主要有以下弊端:造***力、物力、财力的惊人浪费,行政开支越来
越多,超过了国家的财力,不利于国家集中资金进行现代化建设。部门过多,
办事手续繁杂、办事效率低。领导成员多,副职多,经常泡在会上,议而不
决,决而不行,虽有分工但分而不管,相互牵制。衙门作风,文牍主义,一
般号召多,具体指示少,党的方针政策得不到真正贯彻。不深入实际,对下
情若明若暗,往往是情况不明决心大,心中无数点子多,主观主义和官僚主
义严重,易造成决策失误。人多嘴杂,是非多,扯皮多,为生活小事争论不
休,自由主义严重,互相嘀嘀咕咕,闹不团结。人浮于事,苦乐不均,组织
涣散,纪律松驰。庙多菩萨多,政出多门,干扰很多,不管有无必要,不管
大事小事,不是发文件就是发报表,把下面忙得无所是从,对上对下都不利。
因此需要不断进行调整、改革和优化组合,以便使我国的办公室工作逐步规
范化、科学化、高效化。
党和国家对机构改革十分重视,采取了一系列得力举措,并取得了很大
的成效。各学校应按照国家政策和规定对办公机构逐步进行调整、优化、组
合,从而适应新形势的变化和要求。
一是进行组织诊断。
办公室机构如同一个有机体,诊断的核心是整体效率如何。诊断的具体
内容主要有:组织机构是否合理,组织层次是多或是少,管理幅度是宽还是
窄;组织体制是否科学,集权和分权是否合理;组织功能是否齐全;组织目
标是否明确,是否得到层层落实,人员的编排、配备是否恰当,岗位责任制
是否落实;组织成员的心境如何,积极性怎样;管理的手段如何;相关领导
的水平和凝聚力如何。若出现决策迟缓,信息不灵,指挥失灵,协调不良,
纠纷扯皮不断增多,士气低落,效率低下等,则需要进行调整和变革。
二是既积极又慎重改革。
办公效