文档介绍：:..5S标准实施规范批准:刘惠森日期:2007-12-18审核:传真义日期:2007-12-18编制:康中波日期:2007-11-:为了规范各部门的文档管理,实行统一管制、统一识别、统一检查,特制定本规范。本规范适合于公司下属各部门非直接用于产品的日常文档管理,ISO体系文档的储存期限不在本规范范围,但日常的管理需要按照本规范实行。3・0定义:文档:应包括文件、记录、资料等纸张的文本形式;本规范目前不强制电子媒体档案的保存方式、方法、管理,但推荐参照本规范操作。:時各部门的文员或非文员但从事或兼职文职工作的人员对本部门的文档的管理、标识、销毁等相关工作负责。萨5S检查组对此文档管理的状况做检查。5・:時所有的一日以内不使用的日常文件、记录等分发或操作完成后应放置在文件夹内或文件栏内;在不操作时,正式文件不可裸放在办公桌上,草稿纸除外,但需要整齐摆放;肯两日内、一周内、一个月以内不使用的文件应放在文件夹里面;肯一个月到一年内不使用的文件放在文件柜里面;分一年至两年才使用的文件标识好放在仓库;窃除特定的文件需要长期保存之外,一般超过三年的应予以封存或销毁;(详细见后页储存年限表)肯非日常使用文件夹,应放置在文件柜内,标识好以后整齐摆放;需要以颜色、由低到高来区分;肯文件栏内三格以上的需要标识文件的种类;旁文件夹的首页需要设定目录清单,便于及时查阅;肯存放档案材料的文件柜要能保持清洁、要有牢固的空间;注意防火、防盗、旁防潮、防虫等措施;并定期自检,发现问题及时解决;存放期限到期后,应按照规定进行销毁处理。窃所有的文件夹必须要有标识,可自行设计,字体不做限制,内容至少应包括公司的LOGO和相关下述内容,如:AnWell东莞%威数码机械有限公司生产资料AnWell东莞宏威数码机械有限公司人事档案审计部文件储存年限表(表-)(以下按部门划分和列出,只按既有记录列出,新增添的记录应自行参照本规范实行)部门类型序号式方理处人力资源部人事档案11表记登职求毁肖23表定评试面毁肖4时即5时即毁肖时即7时即8时即9同合动劳时即O毁4-录用资料11时即2时即3时即45表录记励奖寸9即6表录记规违时即7录记动巳k、那内时即离职资料8时即911时即20时即21单算结资工时即其它22录记比审等签转或调异案档时即32等知通络联时即年1A毁4-总经办内部1A函络联时即年1A毁4内日两年33时即年24内日两年35时即年11毁6表请申差出时即7日两年38时即9内日两O11时即年11部门类型序号文件/记录名称归档时间保存年限处理方式总经办外部资料11政府函件两日内长期12行业协会文件即时长期13OLED研究院资料两日内长期14发明协会资料即时长期15彩显资料两日内长期16各国签证资料两日内长期17个人资料即时一年打包入库审计部内部1相关部门的通知、联络函即时一年打包入库2公司规章制度即时一年打包入库3出差伙食补助申请单即时一年打包入库生产总装预预装1组件交接单(一式三联)交接完成1年打包入库2领料单(一式三联)即时1年打包入库3退库单(一式三联)即时1年打包入库4多余物料退库单退料后1年打包入库5组件交接单交接完成1年打包入库6组件领用单