文档介绍：档案管理制度第一条为了规范贵州分公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、贵州分公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、综合管理部档案管理员(分人事专员及行政专员)负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员(可兼职)负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及相关工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合管理部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人事专员保存原件;属于工程建设方面的,由工程、安全、市场商务或成本预算保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存建档一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合管理部保存原件,其它相应部门使用复印件。7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的专门库房(资料档案室),各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件,档案室、档案柜等锁匙由相关档案管理员单独保管,不得由多人共同保管。2、公司人事及薪酬相关档案属公司重要档案,严禁外传,由人事专员单独负责保管,如需查阅需经公司总经理批准。3、归档资料要进行登记,编制归档目录。4、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。5、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。6、库存档案必须图物相符,帐物相符,一旦档案资料非正常流失或缺少,将根据公司责任追究条例追究相关档案管理人的责任。7、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。8、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。9、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。10、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流