文档介绍：工作流程
合同归档
我司合同是属定格合同;
我司每年微波炉3月28日,空调10月份签订新年度合同;
根据新年度合同进行分地区分客户分类别进行整理归档;
按地区客户进行整理客户档案。(包括所有通讯地址)
按签订合同额度进行跟踪每月的合同额的完成进度。
合同、协议审批
合同及协议的签订,首先是由业务员进行对新客户的经营状态及经营实力的进行评审,评审合格业务员必须签字然后正本合同或协议一式两份寄回公司。
总部收到合同或协议,首先是进行年度政策的核对,如没有超出年度政策转交部门经理审批生效,如超出年度政策必须部门经理审批签字后转总裁办审批方可生效。
文件归档
总裁办在每个时期的发文,统一签收后转交部门主管批阅方可传阅及归档。
部门每个时期的发文,按部门发文格式下发,发出的文件必须有部门经理签字及盖章方可发出及归档。
发出的文件要及时跟踪反馈。
邮件收发
公司西门的邮件快递收发室,每天发两次,上午九点半一次,下午两点半一次。
每天邮件签收后进行登记汇总(做一份邮件清单表),然后拆开邮件核对办事处的邮件清单及票据或资料是否相符,如果不相符当时马上要打电话去办事处咨询交寄人是否漏寄。
办事处寄回公司的资料一般分为11类:1、银行汇票、银行承兑汇票;2、退回增值税发票;3、折让证明、客户倒开冲差发票、串号发票、超市收货单等;4、合同、协议;5、客户奖励确认单、返利发票、转款委托书;6、业务员的差旅费、微波炉、空调展台制作费,促销活动费等;7、办事处日常开支的固定费用票据;8、业务员、内务员、促销员进厂登记表及资料;9、促销员月薪酬收入表;10、售后部相关资料;11、其它资料。
根据11类资料进行转发工作:
银行汇票、银行承兑汇票;(1)微波炉、小家电货款转发给欧阳琰韫签收;(2)空调货款转发吴惠玲签收。
退回增值税发票,转发给财务单证曾书华书签收。
折让证明、客户倒开冲差发票、串号发票、超市收货单等,转发给中国市场销售部陈建华签收。
合同、协议,转发给中国市场销售部李秀清签收。
客户奖励确认单、返利发票、转款委托书,转发给财务单证叶翠云、陈诗签收。
业务员的差旅费、微波炉、空调展台制作费,促销活动费等,转发给中国市场管理科徐丹签收。
办事处日常开支的固定费用票据,转发给中国市场管理科张昌权签收。
业务员、内务员、促销员进厂登记表及资料,转发给中国市场管理科林慧娴签收。
促销员月薪酬收入表,转发给中国市场管理科刘海琼签收。
售后部相关资料,转发给售后部相关人员。
其它资料,转发给相关人员。
5、当天收到的邮件或包裹原则上当天要处理完毕。
业务人员进、出手续衔接
1、新聘业务人员及终端经理,必须理先征得领导同意,然后提供书面申请报告领导批复后,方可将个人资料寄回中国市场管理科备案。
2、营销中心内部及跨地区业务人员调岗,必须征得领导同意,提供书面说明报回中国市场销售部。
3、业务人员及终端经理的辞职或辞退,必须出具辞职或辞退申请报告,经领导同意批复后,办理离职交接手续,并填写交接清单,交接完毕方可离去。
4、公司人力资源部招聘的推广员派往营销中心实习,如需转为我部正式业务员,必须由营销中心经理出具申请报告,领导同意批复后,人力资源部在行政科办理转岗手续,才算我部正式业务员。
5、每月在月初汇总一份中