文档介绍：第一章工作分析的概述
第一节工作分析的基本概念
很多管理者在管理工作中常常会被这样一些问题所困扰:
各个职位的工作职责不清,有的工作没有人去做,有的工作看似很多人都在做,其实如果这项工作出了问题,大家就互相推卸责任,因为并没有明确的规定这项工作到底是谁的责任。
组织中一些重要的工作由于没有人负责而被耽搁,造成组织的某些重要职能无法在具体的工作中得以实现;而有些简单的工作,由于很多人在重复地做,工作环节过于繁琐而使得工作效率低下;有的事情由于没有人负责而变成了突发事件,管理人员花费很多事件在处理具体问题。
不同职位的权限不清楚,出了事情不知该由谁负责,很多事情无法及时做出决策。
对人们的工作结果和表现进行考核时,缺乏绩效的指标和标准。
对人员进行招聘和任用时,不知任职者应具备哪些条件,具备什么样素质的人能够胜任工作。
如何解决类似上面的这些问题呢?解决这些问题的方法之一就是运用系统性的方法收集有关工作的各种信息,确定组织中各个职位的工作职责、权限、关键绩效指标、对任职者的基本要求等,这就是工作分析所要做的工作。
一个组织中会有各种各样的职能,例如生产、销售、财务、人事、研发等等,这些职能需要由各个职位上的人来承担,工作分析就是将组织中的各项职能有效地分解到各个职位上。而在每一个职位上,明确地规定这个职位的目的或使命,规定该职位所承担的各项职责与所需完成的各项任务,并针对其职责和任务规定相应的绩效标准,明确各个职位与组织内外其它单位和个人所发生的关联关系,规定各个职位的权限,确定职位任职者的基本要求。工作分析是一项对事物进行分解的活动。分解就是将事物拆分成各个组成部分,同时研究这些组成部分是怎样构成整体的。因此,工作分析不仅仅关注构成整体的各个组成部分,即各个职位,同时关注各个职位之间的相互关系、各个职位与整个组织的关系、它们在整个组织中的地位和作用以及组织与其中的各项工作之间不断变化的关系。
工作分析能使工作目标、职权范围和工作流程与规范的变化适应组织变革与发展的要求。在以下几种情况下,组织最需要进行工作分析:
当新的组织建立时,需要分解和确定各项工作内容和条件时
当组织发展变化而使工作内容发生变化或产生新的工作内容时
当由于制度发生重要变革或由于新技术、新方法、新工艺的应用而使工作的性质发生变化时
因此,工作分析是组织中的一项重要管理活动。工作分析收集、分析和整理与工作有关的各种信息,为组织管理和变革以及人力资源管理提供支持和依据。
第二节工作分析中常用的几个术语
在工作分析中,常常会使用到一些术语,这些术语的含义经常被人们所混淆,因此在这里有必要澄清一下,这样有利于大家在后面用同样的含义来理解问题。
工作要素
工作要素是指工作中不能继续再分解的最小动作单位。例如,酒店里负责接待客人的服务员在客人刚刚来到酒店时要帮助客人运送行李,运送行李的这项工作任务中就包含有将行李搬运到行李推车上、推动行李推车、打开客房的行李架、将行李搬运到行李架上四个工作要素。
任务
任务是指工作中为了达到某种目的而进行的一系列活动。任务可以由一个或多个工作要素组成。例如,生产线上的工人给瓶子贴标签这一任务就只有一个工作要素;上面提到的运送行李的工作任务中就包含有四个工作要素。
责任
责任是指任职者为实现一定的组织职能或完成工作使命而进行的一个或一系列工作任务。例如,营销部的经理要实现新产品推广的责任就需要完成一系列工作任务,包括制定新产品推广的策略、组织新产品推广活动和培训新产品推广人员等。
职位
职位也叫岗位,在组织中完成一项或多项责任的组织中的一个任职者所对应的位置就是一个职位。一般来说,有多少个职位就有多少个任职者。例如,总经理、秘书、出纳、招聘主管、营销总监等。应该注意的是,职位是以“事情”为中心确定的,强调的是人所担任的岗位,而不是担任这个岗位的人。例如李强是某公司中的生产部经理,当我们在对生产部经理这个职位进行工作分析时,我们所指的生产部经理是一个岗位的概念,而不是具体的李强这个人。
职务
职务是由组织中主要责任相似的一组职位组成的。在组织规模大小不同的组织中,根据不同的工作性质,一种职务可以有一个职位,也可以有多个职位。例如营销人员的职务中可能有从各种不同营销工作的人,但他们的主要工作责任是相似的,因此可以归于同样的职务中。
职业
职业是一个更为广泛的概念。它是指在不同的组织中从事相似活动的一系列职务。职业的概念有着较大的时间跨度,处在不同时期,从事相似工作活动的人都可以被认为是同样的职业。例如教师、工程师、工人、司机等等都属于职业。
第三节工作分析所收集的信息
有人将工作分析所要回答的问题归纳为6W1H,6W即做什么(What)、为什么(Why)、用谁(Who)、何时(When