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物业经理秘书岗位工作说明书
姓名
岗位(职位)
秘书
所属部门
直属上司
物业经理
岗位(职位)
物业经理
直属下级
无
工作职责
向物业经理负责,协助经理做好行政、后勤、对外业务工作,
工作内容
负责公司政令颁布、各类文件报告、通知等的起草、送批(核)及打印,分发、送达;检查各部门和全公司人员对公司规章制度的执行情况。各项来文来函签收及送阅,各类资料、文件、制度的收集、整理、归档、整理目录和管理。
协调各部门主管/当值与上级通力合作,根据上级指示和公司运作情况,随时修改或完善各项规章制度及通知、组织召开各类型会议。各类事务的督办。
对外业务的接待、联系。与相关单位建立良好的工作关系,树立公司形象。
物业公司人事劳资和职工福利管理。在上级指导,进行协助人员招聘、调配、试用、转正、晋升或辞退的全过程立档管理,负责工资、劳保、福利、文体活动等的实施与检查。
后勤文具、物料、交通工具、办公机械使用,管理办公用品、职工住宿等物品用具的统计、请购、发放、登记、立档。
上级交办的其它任务。
权限
向物业经理如实反映工作检查中存在的问题并协助相关部门提出解决的文案。
工作督办的权力。
对未按照公文(资料)传递程序等相关行政制度(程序)运作的部门、个人提出批评,督促其按规范运作。
督促各部门按时限要求递交各类工作总结、计划等相关文件。
各类文件管理、入档,对借阅、签收各类文件按公司制度;到期索回文件的权力。
对公章使用的做好管理、登记,外发文件复印存档工作,对手续不全或有问题有权向经理反映。
巡视办公区秩序、卫生,发现问题要求行政部门及相关部门解决,保障办公正常。
检查各服务工作,对不合格的工作提交相关部门负责人处理并记录。
协助行政、人事部门做好员工的考评、考核工作。
工
作
关
系
部门
内部
向物业经理负责,反映各类问题并督促各部门解决。
与工程部、保安部、管理处、财务部、行政人事部协调、沟通。
与财务、行政人事部协同做好后勤支持,对工程、保安、管理处部门提供良好的服务。
公司各员工的申诉、建议的答复,协助行政部门做好员工业余文体活动。
部门
外部
接待来访(业主)人员、认真听取、记录意见,协调各部门做好客户服务工作。
相关业务、政府部门、新闻媒体等部门的业务接待工作。
与集团公司保持良好沟通,如取得相关财务中心、采购中心、人力资源等部门的支持。
工作绩效
要求
业主的装修审批报送件(工程部主管已签批的)在做好登记后,不超过5分钟放至物业经理处,并在经理签批后返还工程部。
对会议纪律予以检查;各类会议在会后三天内呈交会议记录给物业经理,经签批后,一天内送达相关与会部门。
各类书籍必须在购买后入仓、编号、入档后方可借阅。对各部门的物品、钥匙清点、登记;
各类档案每半年进行一次大的分类、整理工作,汇总各种制度、文件的目录等,并提出整改报告。相关合同、报价等重要文件资料必须做好保密保管工作。
每天上午参加工作晨会并记录后