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物业助理岗位工作说明书
姓名
岗位(职位)
物业助理
所属部门
管理处(客户服务中心)
直属上司
管理处(客户服务中心)主任
岗位(职位)
管理处(客户服务中心)主任
直属下级
无
工作职责
在管理处主任领导下,开展管理处日常工作.
工作内容
熟悉区域的业户情况、楼宇、消防等设施设备的分布,办理业户收楼手续,与业户验收物业,向业主解释说明公司各项管理制度、收费细则,与业主签订业主公约、防火责任书、协议等;办理业户证、停车证。
协助办理业户装修、入住手续,根据《装修手册》及装修管理规定,正规指导业户办理装修申请,告知业户装修过程中应注意的事项,将审批结果通知业主,办理《装修许可证》、《装修工作证》。并知会保安、工程、清洁予以协助监管、检查。
受理商户广告牌申请。协助商户办理工商牌。
受理业户之电话、口头、书面投诉并作记录。迅速赶到现场了解实际情况予以解决,不能够马上处理的迅速及时联系有关部门作正确有效的处理,遇紧急情况或失控事件立即汇报上级。
负责处理公共设施和用户室内设备报修工作,及时通知工程部维修。
负责按规程每日巡查辖区内分管之楼宇设施及安全防范、清洁绿化公共场所使用等情况,巡查发现问题统一由前台下单,做好巡楼记录及处理一般事件(如不文明、乱扔、乱吐、破坏公共设施及不安全行为、现象;做好每日工作日记,巡查业户装修情况,确保无违章装修出现,并办理清运余泥等到事务。
负责起草、记录相关事件报告、给业主信函及其它物业管理公文及外发文件的具体跟进。
具体跟进清洁、工程、保安等现场工作、值勤情况。发现问题向部门主管予以汇报,必要时发“工作协助通知单”。
负责空置房的巡查、管理钥匙等。
具体落实管理费等费用的催缴工作。
负责与业主建立、保持良好的工作关系。
完成管理部整体业务目标。
完成上级交办的其它任务。
权限
向管理处主任负责
检查、巡查区域的治安、消防、违章、卫生、绿化、维修、公共设施权力,并通过工作单形式来解决发现的问题。并沟通、协助相关部门,督促其在要求时效内完成。
工
作
关
系
部门
内部
向管理处主任负责,成为管理处主任的得力助手。
与物业助理间相互协助,沟通。
与清洁组主管、会所主管进行沟通,发现问题及时沟通解决。
与工程部协调解决维修事务;与保安部协调解决治安、消防、车场等事务。
与财务部沟通,加强收费的及时率及收缴率,及时将所收费用情况反馈该部。
部门
外部
与业主建立良好关系,发挥群众力量,成为业主的好帮手,好朋友,好管家。
与房管部门、居委会、等相关业务单位建立良好业务关系。
工作绩效
要求
不按时上班;
离岗、串岗;
不按规定着装;
仪容仪表差;
维修单跟进率100%;
执行首问责任制服100%,有效投诉处理率100%;
区域应收费率月度90%以上,季度97%以上,年度99%以上;
按规定巡楼率100%,巡楼记录率100%;
区域清洁绿化保洁率达98%;
月度业户走访率10%,年度100%;
内务整洁率%;
收费率95%
回访及时率100%
走访率100%(年)
收楼率100%
装修违规率0%
物业、业户、出租等建档率100%
社区文化组织: 一年不少一于四次