文档介绍：企业内控制度基本规范
--采购管理解读
水晶灯的故事
国际涉外酒店开业
150万美元月亮水晶灯
瑞士进口,绚丽夺目。
入住率达80%
二个月后
失去光泽、珠落、灯锈
赝品
酒店遭受数千万元的损失,名誉蒙受重创
对于新开业的酒店,是个致命的打击。
分析
这案例并不复杂,却有代表性:国际酒店在未经公开招标的情况下,就签定了150万美元的采购合同,依照合同,供方属代理采购,酒店支付200万元手续费,供方须提供瑞士灯的验证证明书,品质鉴定资料等,但酒店没有检验相关资料就验货入库并支付了款项。
此笔交易从签订合同、验收入库到付款都是王副总一人说了算,失去了控制,也造成王副总受收巨额好处费而买回了赝品,毁了整个企业。
案例中存在的问题
采购大权由王副总一人独揽,反映出公司控制环节中权责不明。按内控要求,货物的采购人不能同时担任验收工作,以防止采购人员受收客户的***,进而防止采购伪劣材料影响企业生产乃至整体利益。
寻求代理商、谈价,付款审批与货款执行人均为王副总,形成很大的人为操作空间,造成商品质劣价高,加大了企业的营运成本。
采购中的关键控制一:购买与审批
预算:企业应根据全面预算要求从事采购业务,对超预算和预算外采购,应履行预算调整程序。
评价:根据生产经营的客观需要,确定采购项目、质量等级、可选的供应商及交货付款方式等相关内容进行分析,建立供应商评价体系。
采购:大宗采购应用招标方式,规定最高限价,实行比价采购。
审批:企业应当建立严格的购买审批制度,明确审批权限
职责分工:采购业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限、确保不相容岗位分离、制约、监督
不相容岗位
请购与审批:采购物品应由使用部门根据需要提出申请表,并经分管采购工作的负责人进行审批。
供应商的选择与审批:采购部门与相关部门共同参与询价程序并确定供应商,但决定供应商的人员不能同时负责审批。
采购合同协议的拟定、审核与审批。应由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批。
采购、验收与相关记录。采购、验收、记录应分离,以保证采购数量的真实性及采购价格、质量的合规性,记录的完整真实性。
付款与申请、审批与执行。付款的审批人与付款的执行人职务应当分离,付款方式不恰当、执行有偏差,可能导致企业资金损失或信用受损。
授权审批制度
生产部门根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权。
对于重要和技术性较强的采购业务,应当组织专家进行论证,实行集体决策和审批,防止出现决策失误而造成严重损失。
采购合同的签订需经有关授权人员审批。采购款项的支付应经有关授权人员审批。
加强采购业务的预算管理。对预算内、超预算和预算外采购项目,应分别进行请购申请审批。
请购与控制
采购申请一般由使用部门或仓储部门提出,采购部门根据采购申请、年度采购计划、编制月度采购计划,由部门主管或其授权人员审核是否合理,金额巨大或特殊采购应由主管经理审批。
请购单应注明请购部门,请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。一式三联。
重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序。
零星需要的物品,通常由使用者根据实际需要直接提出,使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途,经使用部门主管审批,并经财务部门同意后,交采购部门办理采购
紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。
询价控制
为确保价格机制透明,应制定合理的询价程序,并重点了解供应商的相关情况。
1、定期了解供应商的基本资料,如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等。
2、对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查。
3、对于大宗和重要物品的采购,应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系,综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等。
4、对于零星物品的采购,一般授权直接采购,但也应形成由独立的人员抽样暗访制度。各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。
询价控制
询价程序完成后,采购部门须作出以下决定:
根据资产存储情况,确定采购物品的批次和数量;
根据询价控制制度,选择最有利于生产和成本最低的供应商;采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定:
:是否重复,品种数量是否合理等
:选择最有利供应商。
:保证正常生产也要避免资产的闲置。
在做出上述三方面的决定后,将请购单一联退请购部门,以示答复;一联交财务部门筹备资金;一联交采购部门作为签订购销合同的依据。