文档介绍：公司档案管理规定公司资料档案管理规定一、目的为规范公司档案资料管理,增强公司档案资料的实用性和有效性,特制定本制度。二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同(包括劳动合同)、工程资料、业主/客户资料、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、档案资料管理员公司的档案资料管理由总经理/副总经理指定档案资料管理员负责,各部门资料如各部门负责人指定档案资料管理员负责。四、档案管理员的职责1、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除。2、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。3、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。4、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。5、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行“及时归档”及“年度归档”制度,即:日常工作时间公司来往文件/业主资料的归档及每年二月份为公司档案资料归档。2、各主管部门负责人应积极配合与支持档案管理员各主管部门收集应该归档的原始资料。3、凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。4、各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5、档案管理员根据公司实际情况及档案资料的实际使用性实施档案归档整理。六、。,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。七、档案资料的保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:1、永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)工程资料及业主资料档案;(10)其他经核定须永久保存的文书。2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。4、1年保存:结案后无长期保存必要者。5、规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。七、档案的借阅1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅部门保管的档案材料,须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料,属借阅部门经办的,由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料,须经借阅的档案资料的部门负责人及公司总经理/副总经理批准;借阅详细的业主资料档案必须由部门负责人报公司副总经理/总经理批准后借阅。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经公司总经理/副总经理批准。3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经公司总经理/副总经理批准。5、借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时