文档介绍：销售日报表的管理
在上面介绍的各种表格中,“销售日报表”是最常用的工具,对业务员的管理很大程度上是基于销售日报表的管理。下面将重点探讨“销售日报表”的管理。
健全的“销售日报表”管理,对业务员而言,可作为自我管理的工具,并就所碰到的问题向主管寻求支援;对主管而言,可作为销售管理的一种工具,对业务目标做销售效率分析,并对销售过程和结果进行评估改正。
销售日报表的功能
区域主管为了达成业务目标,必须掌握市场信息并使用一定的经营管理工具,而这些可以通过“销售日报表”上的资料或通过对销售日报表的管理获得。通过填写“销售日报表”可以获得下列功能:
通过销售日报表可以有效搜集市场信息;
可以有组织地搜集竞争对手的信息;
对于主管而言,可以用来作为推销员活动管理一部分;
推销员本身可以通过“销售日报表”将拜访中所碰到的问题列出,从而向主管寻求相关的支援。
可以对目标达成程度进行评估;
可以作为销售效率分析的资料,也可以用来作为销售统计的资料。
可以作为自我管理的工具。
“销售日报表”应具备的基本条件
行业不同,所填写的销售日报表也不相同,通常,销售日报表应具备以下基本条件:
以充分获得所需要的信息,缺乏信息的销售日报表,即使花费很多的时间去填写,也没有什么价值和意义;
必须能够客观反映市场状况及拜访情况;
必须便于填写,要使业务员完成拜访之后能立刻将报表填写出来,如果需要花费很多的时间去思考,将会失去销售日报表本身的意义;
销售日报表必须便于处理,即便作为以后的统计资料并易于分析;
销售日报表必须标准化、表格化;
必须便于与过去的报告相比较;
报表必须能够随时反映销售业绩的变化;
提交报表的时间和责任人也要明确表示出来;
必须可作为业务员反省的工具。
业务员不愿意填写“销售日报表”的心态
“业务员不愿意填写销售日报表”几乎是多数业务主管的所面临的问题,业务员以被动、应付的心态来填写日报表,甚至认为填写销售日报表没有什么用途。业务员消极心态主要表现在以下几个方面:
①推销工作非常辛苦,每天回到办公室时疲惫不堪,再要求其将一天的工作像日记一样记录下来,往往会产生抗拒的心理;
②觉得“麻烦”;
③有“成果第一,事务工作其次”的心态;
④主管可能对填写的报表不够重视,从而影响了业务人员填写销售日报表的积极性;
⑤业务员“不愿意提供资料给主管作为工作评价的依据”;
⑥由于报表未表格化,业务员不知道如何填写销售日报表;
⑦业务员不愿意把自己的特殊做法告诉别人;
…………
业务员乐于填写销售日报表的两个条件
●精心设计销售日报表
一份设计良好的销售日报表可便于业务员填写,并使业务员乐于填写。良好的日报表应尽可能呈现以下特征:
①记号式(将业务状况用记号来表达);
②固定式;
③必要的项目事先设计、印刷好,并尽量采用选择式;
④不需要填写长篇大论的文章;
⑤虽然简单,必须尽量包含一切有用的项目;
⑥尽可能把数字、厂家名称、个人姓名等项目列入。
销售日报表的设计要让填写者易于填写,即不需要填写过多的文字。太多的文字,结果可能会像作文一样渗入很多想象,从而使日报表失去本身的意义。并且,如果能将销售日报表的格式和状况事先印好,业务员只需要在相应栏目做记号即可以表示特定意义,如此可以减少业务员对填表的对抗性。
例如,记号的种类可以用各种形式来表现(如单圆、双圆、三角形、倒三角形),每一种记号都带代表特定的含义;此外,日报表不能太大,避免使人产生晕头转向的感觉。如前文所言,销售日报表必须体现出“标准化、格式化、记号化”。
设计销售日报表时,重点在于“易于填写”。而业务员也应持正确的心态,如应该改掉“回去后再填写”的习惯。为了便于业务员在就餐、乘车、等候时填写,日报表最好设计成“○×”记录格式。
●业务主管应对销售日报表引起足够的重视
主管对销售日报表的高度重视是成功实行“销售日报表管理”的重点。主管对销售日报表没有任何反映和反馈,是业务员不愿意填写日报表的最大原因。对于业务员提交的文件和资料,主管应认真过目并提出附加意见。如果主管对日报表不关心、不阅读或草率处理,可能会引起业务员内心的抗议,如:“即使提交日报表,主管也不会仔细去看;昨天才提交的日报表内容,隔天还问我,真令人失望;虽说每日要提交,且要求内容要充实,但主管并不重视,销售日报表看来只是一种形式”等。
主管不仅要重视销售日报表,而且要重视对日报表的处理或批示。因为通过一张日报表,可能还无法完全把握业务员在市场、客户、竞争对手及其他方面的动态。此时主管应在日报表上加以批示,如:“我想进一步了解情形;对某问题、客户的想法如何?”等。此外。日报表中无法表现出的内涵,可以通过面谈来了解。这些补充性的行为会使业务员加深对销