文档介绍：进出口贸易作业标准化手册
进出口贸易作业标准化手册(范例A)
进出口贸易作业标准化手册(范例A)(第一部分)
 
□准备工作
营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成,如未完成应速办妥。
,如需准备(Counter Sample)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应立即准备齐全,如有问题不能解决,应立即向主管经理请示如何处理。
,以满足客户再订购的需要。
,代订饭店房间,并于到京前一天应再与饭店联络,不可有误。
,最迟于客户来京前一日备妥OOL(Outstanding order list)。
,营业助理应即与其联系协调妥善,对大客户来京应预告其到公司日期。
□客户当日工作
1如需到机场迎接,营业部助理应向总务科协调安排接机事宜,并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提早5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。
2如客户需赴工厂察看,营业助理应事先与工厂联络,安排行程。
3如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程。
□客户来公司当日
,营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。
、食品等,营业助理应通知样品室有关人员准备。
,营业助理应事先通知待命。
□客户接洽业务
。
,营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。如有必要,可与有关科长协调报价。如客户系以C&F或CIF条件采购者,应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户前曾购买者,则应记录前次厂价与卖价。
,对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录,必要时画上该产品草图。
,须待数日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出来的样品,留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)。
,营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归还原处。
,如不能即时答复,也应向客户说明原因并告以何时答复。
,对客户所交代之工作应于下次洽谈前完成。
□整理O/C或报价单
,将洽谈中有兴趣的产品,营业助理与采购有关科长协调整理报价单,经主管经理核阅后打出交给客户。
,营业助理应于客户离公司的当日或限期内将O/C单项总价及全部总价底稿整理妥当,呈主管经理核阅后,按O/C所需份数多加二份。如系C&F或CIF时,O/C上之材数不予打出。
,应立即核对O/C是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后抽出一份O/C请示经理后,开境内订单,连同境内订单装运联一并交装押助理。
,O/C或其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出之份上经理签名处旁签名,日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价数量,必须在当日内完成。
□开境内订单时
营业助理应时常查核自存之O/C,并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单,并在存档O/C及资料卡或Price List上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日期。
:
(1)刻章。
(2)打字。
(3)由营业助理书写清楚。
、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出"订单更改通知",并与原境内订单所留底联装订一起。
,则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明"本订单系原订单××号重开,原订单作废",并于存档O/C联及资料卡或Price List上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格,但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单系重开,并立即将装运联直接交装押助理。
,须用特别编号,举例如下:
KR-1021 (此为改开订单号码)
K-1021 (此为原订单号码)
,外箱上一定要打洞,应于订单上特别注明,告知工厂。
,亦应于订单上注明需办quota才可出口。
,务必附上样品才可付款。