文档介绍：东越服装有限公司
行政部政策及操作程序
主题: 行政庶务管理规定
起草: 周少怀
审核: 徐兆祥
起草日期: 2006-06-20
生效日期: 2006-07-01
批准: 陈永安
档案号. : Admin / P / 05
传递: 全体员工
页数. : 共3页
目的
此政策是为了使各项日常行政庶务管理工作有所依循。
定义
日常行政庶务是指公司内部行政事务中的管理规定及程序。

政策
公告栏管理
公司设立公告栏,由行政部管理。
公告栏采用白色底板、铝合金外框,在白板上方正中位置书写公告栏三个字。
公告栏置于员工通道入口处,员工宿舍入口处,位置长期固定,以发挥其最大公告作用。
经公司核准公布的文件,才可在公告栏张贴,公告的文件上必须有相关人员的签字或印章,转发的文件须带相关人员的核准公告之批复。
公告文件须排列整齐、有序。必须为打印文件。
一般文件公告期为三天(特殊状况以另核之),已过公告期的公文须及时撤换。
公告栏须保持清洁,由行政部派专人负责。
公告栏上的公文,由行政部派专人负责换取。
公告栏为发布公文的工具,可发布公司内部通知、文件、国家相关的通告。以及经公司领导认为有必要发布的信息。
票务管理
前台负责公司内一切票务的活动。
前台负责员工出差及公司内部往来的票务购买与送达的工作。员工因公需要购买机票、火车票、长途车票、船票等经权责主管批准后可由前台代为购票,前台应充分考虑购票成本,节省代办费用。
前台将所需机票/车票/船票送达所需员工手中后,由该员工随即支付费用(含订票费),如因特殊情况需要退票,其退票费用由需求人员支付。
为确保能够及时购票和降低购票手续费,需求人员(或会议组织者)原则上应提前四天提出需求,告之何时从何地至何地乘坐何种交通工具。
名片管理
名片印制由行政部统一负责。
主管级以上及负有公关、业务等职责之员工可印制名片。
印制名片须由个人提出申请,并填写《印制名片申请单》及《请订购单》,经部门主管批准及人力资源部核准职位后,交由承办部门联系印制。
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(续)
如为增印名片,只需附上原(或改动后)名片即可。
名片依公司规范的式样印制。
集团电话或总机管理
总机是公司对外、对内通讯、联络之枢纽重地,由前台负责。
前台应做好转接电话的工作,并使用敬语。如上午时间转接电话,拿起电话后,应先说:“早上好,东越公司,有什么可以帮忙?”,转接时说:“请稍等”,如转接后无人接听,在取得对方同意后,应请对方留下电话号码、公司名称、姓名,或请对方留言。
公司网管应随时保证线路之通畅。
总机电话如发生故障,公司网管应立即通知维修人员, 进行检查维修与处理。
前台应负责总机的清洁卫生工作,并使总机保持正常完好状态。
前台应做好电话记录工作。重要信息应及时转达或报告。
电话管理
电话的管理单位为电脑部
电话的配置
公司总监级以上配置一部直线电话及一部内线电话,其余职位均配置为内线电话。
电话等级设定
为降低电话费用,减少非业务性电话使用,各部门电话要实行电话等级制,即:国际线路、国内线路、市内线路。
公司总监级以上配置国际线路、国内线路、市内线路。
部门经理或主要业务人员配置国内线路、市内线路。
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