文档介绍：高效会议治理技巧(节选)【所属体系】个人进展类【主讲专家】张晓彤内容提要第一讲当今会议面面观第二讲会议效率不高的缘故及解决方案第三讲开会前的预备工作第四讲成功会议的五种策略第五讲会议中的沟通与反馈技巧第六讲主持人的会议治理技巧第七讲如何对待会议中的意外情况第八讲主持人与参会者的守则与责任第九讲会议记录第十讲会后跟进第一讲 当今会议面面观 【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议成本的计算会议的要紧目的确实是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策,常常是职员的梦魇;职员花太多时刻在无效率的会议上,不仅白费公司成本,也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题,是“高效会议治理技巧”的中心议题。  会议的意义 -1 集思广益图如上图1-1,会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的方法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生“金点子”。许多高水准的创意确实是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 ,即使是只有两个人的会议,这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门,一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就会受到质疑。因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。图1-2 组织或部门与会议 ,绝大多数情况下差不多上一种群体沟通。随着科技的迅猛进展,人们的沟通方式越来越多,现在人们能够通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通,然而,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通适应。  会议的目的  ◆开展有效的沟通会议是一种多项交流,能够集思广益,实现有效沟通是会议的一个要紧目的。◆传达资讯通过会议能够向职员通报一些决定及新决策,也确实是讲向职员传达来自上级或其他部门的相关资讯。◆监督职员、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其要紧目的是为了监督、检查职员对工作任务的执行情况,了解职员的工作进度;同时,借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式,来有效协调上下级以及职员之间的矛盾。◆达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤,通过这6个步骤,最终实现协议的产生和问题的解决。图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤◆资源共享利用开会汇合资源,以期相互关心,共同进步。◆开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过进行会议,形成新的构思,同时论证新构思,使其具有可行性。◆激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力。◆巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值,更为了巩固自己的地位,经常会召开一些上下协调会议,以此来强化自己的地位。  会议的种类 会议能够按照人数、开会方式和开会目的进行分类,每一种分类都从一个方面反映了会议的作用,每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断进展紧密相关。 表1-1 会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类●团体会议●一对一会议 ●面对面会议●电话会议●视频会议●宣布人事安排、讲解政策的会议●当众表扬或批判不人的会议●临时处理突发事件的会议●固定的团队会议●集思广益的会议   会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率,只有掌握了合理的会议发生频率,才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。