文档介绍:—1—XXX档案管理办法(2014版)第一章总则第一条为加强XXX(以下简称“公司”)档案管理工作,促进档案管理的规范化、标准化、制度化,有效保护和开发利用档案,根据中华人民共和国《档案法》、XXX有限公司(以下简称“XXX”)《档案管理办法》有关法规,结合公司实际,制定本办法。第二条本办法规范了档案管理的组织与职责,档案的日常管理,文件材料的积累、整理与归档、销毁,档案信息开发利用以及监督与检查等内容。第三条本办法所称档案,是指公司在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的,对公司和社会具有保存价值的各种不同形式和载体的历史记录。第四条公司档案管理按照国家有关规定,遵循分级负责、统一管理的原则。第五条本办法适用于公司。—2—第二章组织与职责第六条综合管理部是档案管理的主责部门,主要职责包括:(一)负责制订公司档案管理办法;(二)宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定;(三)统一管理公司档案,指导各部门文件材料的积累、整理、移交归档工作;(四)负责收集、整理、分类、保管、鉴定公司档案及有关资料,组织实施对无存档价值和已超过保管期限的文件、资料的鉴定、销毁工作;(五)定期检查入库档案,做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防鼠、防虫、防盗等工作,确保档案存放安全;(六)负责编辑档案编研材料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;(七)严格执行党和国家的保密制度、切实保护档案的安全和完整、保障国家机密和公司商业秘密不散失、不泄密。第七条各部门负责本部门范围内资料的收集、整理并移交至综合管理部。第三章档案的日常管理—3—第八条各专业岗明确一名工作人员具体负责本专业岗档案的收集、整理和移交归档工作。第九条档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,政治素质好,掌握档案专业知识、管理知识、本企业相关专业知识并掌握一定的计算机操作技能,受过档案专业培训。专职档案管理人员应取得神华集团或省、市级档案行政管理部门颁发的岗位资格证书,持证上岗。第十条员工调离岗位时,必须清退应归档的文件材料和借阅的档案,行政岗签字后,方可办理有关手续。第十一条档案保管:(一)接收档案必须认真验收,并办理移交手续,填写移交清册,经核对无误后,双方履行签字手续,一式二份各执一份备查;(二)存放档案必须有专用柜,排架方法要科学和便于查找;(三)底图除修改、送晒外,不得外借;(四)存放胶皮、照片要有特制的密封盒,并注明与相关档案的互见号;(五)要定期进行库存档案的清理核对工作,对破损档案及时修复。第十二条保存档案的必须有专门的库房,具备良好的卫生—4—环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物和防污染安全措施。根据需要和可能,逐步改善档案的保管条件和监控手段。第四章文件材料的积累、整理与归档、销毁第十三条按照国家档案局关于文件材料的归档规定,应当归档的文件材料由各专业岗收集齐全,进行整理,定期移交行政岗集中管理,任何人都不得据为己有或拒绝归档。第十四条文件材料的积累、整理和归档要按照形成规律和归档范围,确保完整和及时,根据国家的有关规定,结合实际,制定文件材料的归档范围(见附件1:《各专业岗文件材料归档范围》)和各项规章制度,将文件材料的收集、归档工作,列入各专业岗职责范围。第十五条归档的文件材料应符合国家有关规定、标准和要求。归档的文件材料应是原件。第十六条归档文件应完整、准确、系统,反映各项活动的真实内容和历史过程,保持文件材料之间的有机联系,符合文件形成的规律。反映同一内容的不同载体和形式的文件材料应一并归档。第十七条行政岗应协助各专业岗,对应归档文件材料的完—5—整度、准确性以及保管价值进行确认,经各专业岗负责人签审后归档保存。第十八条按文档信息内容特征和载体性质的不同,公司文档具体分为文书档案、科技档案、特殊载体档案、会计档案、员工人事档案五大类,各类档案管理按下列办法分类执行:(一)文书档案:指公司在决策、经营、管理和行政事务中形成的具有存档备查价值的管理类文件材料,由行政岗参照国家标准《归档文件整理规则》等有关规定执行;(二)科技档案:指公司在生产、项目建设、科研开发等活动中形成的各类文件材料、合同文本、施工、竣工图纸、项目建议书、专家论证意见等重要档案。管理办法参照国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》及建设部《建设工程文件归档管理规范》(GB/T50328-2001)等有关规定执行;(三)特殊载体档案:指以磁性材料、感光材料等为主要载体和以影像、声音、电子文件、实物为主要反映方式的历史记录,包括照片、录音带、录像带、光盘、奖牌、证书、牌匾等;(四)会计档案:指公司资产管理和财务会计工作中形成的各种会计凭证、财务账簿和财务报表等材料。会计档案由财务岗专门负责。管理办法按国家财政部、国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》等有关规定执行;(五