文档介绍：综合性档案馆馆藏档案数字化鉴定探讨
【正文】
近年来,随着信息技术的广泛应用,一些档案馆开始实施数字档案馆计划,或开始对部分馆藏档案进行数字化处理,以便为今后实现档案全文信息网络化查阅作准备,但馆藏数量较大的单位很快都遇到了一个棘手问题:挑选什么档案进行数字化?在确定将某一全宗档案进行数字化时,又面临是否将所有档案部进行数字化的难题?在对馆藏档案进行数字化时,面对着庞杂纷繁甚至“鱼龙混杂”的档案,大家不约而同地感觉到面临一个新的课题:档案在进行数字化前的鉴定。当今之际,档案数字化,虽同高科技、高投入相伴随,但一旦形成共识,摆上日程,其经费和设备等问题似不难解决,然数字化鉴定,却不那么容易,它政策性强,又是劳动和知识密集型工作,至今尚缺乏明确的指导理念,弄得不好即成为数字化的“瓶颈”,拖了档案数字化进程的后腿。因此,从某种意义上来说,档案数字化鉴定能否顺利开展,关系到档案数字化的进程,并最终影响档案信息社会化的实现。现笔者根据近来对此问题的研究和思考。提出一些管见,与档案界同行探讨。
一、数字化鉴定的目的
馆藏档案数字化,是近年来随着信息技术的飞速发展,档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出,主要在馆藏档案数量具有一定规模,其档案利用具有较大发展空间,物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆,以及一些发达地区区、县一级档案馆进行。这是一部分国家综合性档案馆顺应社会信息化的发展趋势,在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施,其意义十分深远,它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实,也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能,由此根本性地改变传统的档案查阅方式,为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。由于数字化档案从实体档案经过数字化处理到能够以数字方式提供利用,特别是远程利用,其中包含较高的制作和运营成本,因此要求提供利用的数字化档案具有相当的
“质量”,也就是说被提供的数字化档案不能停留在原始和粗框状态。为了解决提供利用的数字化档案的“质量”问题,档案在进行数字化之前需要进行鉴定的问题很自然地被提上议事日程。与此同时,公开和通过网络远程提供利用的数字化档案,要求其内容必须是适合向社会公开的,因此在档案进行数字化前进行划控鉴定也是必然之题(已经经过开放鉴定的例外)。一般来说,国家综合档案馆馆藏档案的基础状况,包括每个全宗内档案构成的合理程度,每个案卷的组合质量,参差不齐,有一部分档案组卷质量很高,十分精练简洁,卷内每份文件都具有实质性内容,很说明问题,如果从中剔除任何一份文件,都会感到整个案卷会产生缺陷,对于具有这样质量的档案,除了是否适合向社会开放的因素需要考虑外,显然对其进行数字化是无需再进行鉴定的,但实际上在馆藏档案中能够达到这种标准的档案很少,特别是上个世纪70年代以前形成的档案,由于历史的原因,这些档案的基础状况多数很不理想,常常是“鱼龙混杂”,有价值的文件和毫无价值的文件夹杂在一起,对于这样的档案进行数字化,必须在事前进行鉴定,通过鉴定,剔除那些无关紧要或毫无价值的文件,留下反映历史过程本质的材料,从而使数字化的档案是
“货真价实”,真正具有参考和研究价值,能够派用处的档案,
从数字化档案主要着眼于提供“精品”档案的要求出发