文档介绍：会议管理制度
一、目的
规范公司会议和工作计划管理,畅通各部门的信息沟通渠道,提高公司各项会议的行政决策效率,督促各项工作计划的落实,为更好的发现问题、分析问题、解决问题,确保公司经营运作合理、高效、有序。
二、会议分类及组织部门界定
(一)公司的会议根据性质分为例会、专题会及其他会议三类
1、例会。用于公司层面或全体部门参加的会议。包括总经理会议、总经理办公会、周工作例会、月度、季度、半年度、年度计划会议(工作计划与资金计划)等;
2、专题会。用于各部门组织召开的,研究解决专项工作的会议,以及各部门内部的工作例会,涉及到公司多个部门层面的专题会议,包括营销策划、成本管理及业务开展等专题例会;
3、其他会议。除例会及专题会议之外的会议,如董事会、员工大会、政府有关主管部门或外单位组织的会议等。
(二)会议组织部门界定
1、公司员工大会。每年一次,通报公司发展战略、经营现状、总结表彰先进等,由行政人事部组织;
2、各部门间的工作会议。三个或三个部门以下的会议由会议主持部门组织协调,各部门均可申请召开和部门间工作会议,不定期举行;
3、政府有关主管部门或外单位在本公司召开的会议,如现场办公会、报告会、交流会、座谈会等,由对接部门组织,行政人事部协助进行会务安排等工作。
(三)所有公司级会议需由部门经理于会议前三天提起,经分管领导审核、总经理审批后方可召开;
(四)行政人事部对各部门的会议管理提供指导意见。
三、会议通知
(一)公司会议、政府有关部门或外单位在公司召开的会议由行政人事部
负责下发通知,部门内工作会议由召集部门负责下发通知,部门间会议通知由召集部门负责下发通知;
(二)会议通知包括:会议名称、议题、时间、地点、参加人、需带资料以及通知方法和途径;
(三)会议召开时间和地点如有变动,负责通知的部门应提前2小时通知与会人员。
四、会前准备与后勤
(一)会前准备
1、会议准备责任部门为会议组织部门,如果需要行政人事部配合相关准备工作,需提前一天知会行政人事部;
2、会议讨论主题相关资料由会议主持部门提前24小时提交参会人员传阅;
3、会议主持部门确定好主持人及记录人;
4、与会人员接到通知后就议题认真做好准备;
5、会议组织部门提前布置会议场所,做好座次安排,保持整洁,所需仪器设备提前到位并调试正常。
(二)后勤
1、会议组织部门做好会议服务,包括会议过程中以20分钟为限茶水供应,必要时安排人员照相、录像;
2、会议结束,会议组织部门清理会场,关闭电源和空调,将借用物品归还原处。
五、会议议程
(一)主持人事先安排好与会人员座次;
(二)会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布,与会人员应严格遵守;
(三)会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议,确保会议总时间不变;
(四)会议主持人要及时做出结论,及时制止干扰会议的任何情况,适时宣布散会;
(五)与会人员均应保持良好的会风,注意言谈举止,发言力求简短、切题,举止文明大方。
六、会议纪要
(一)会议记录员要在会议进行期间认真记录,会议纪要中应该有明确性结论(如评审是否通过,制度是否定稿等);
(二)会议记录员在会议结束后24小时内整理好原始记录,形成会议纪要,交由主持人签发;
(三)会议纪要由记录员送达抄送人员;
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