文档介绍：一、什么是档案?二、什么是电子文件?三、如何做好档案收集、整理、归档工作?四、重大活动的界定五、什么是重大活动档案?一、什么是档案?档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。(《中华人民共和国档案法》第2条)高等学校档案,是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。(中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》)1、档案的概念一、什么是档案?(现行)文件(非现行文件)档案形式:个体(因素)集合(组合)时空:前身归宿价值:基础精华2、文件与档案的关系二、什么是电子文件?电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。1、电子文件的概念二、什么是电子文件?电子文件是由其内容、背景、结构构成的:(1)内容:文件中所包含的表达作者意图的信息。(2)背景:是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息。如发文者,签署人、文件形成日期等。(3)结构:是指文件内容信息的组织表达方式,如文字的段落安排,电子文件所使用的代码、格式以及载体等方面的信息。2、电子文件的构成要素二、什么是电子文件?按照电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002),电子文件可分为以下八大类(见表1):3、电子文件的种类项目电子文件种类文本文件T图像文件I影像文件V声音文件A图形文件G超媒体链结文件O程序文件P数据文件D表述指字处理技术形成的文字文件、表格文件等指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件指用音频设备获得并经计算机处理的文件指用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件,如CAD基建底图指用计算机超媒体链接技术制作的文件指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等格式HTML、PDFJPEG、TIFFMPG、MPG2、AVIWAV、、,著录归档文件,、电子文件到档案管理系统检查著录信息是否准确规范次年4~6月份返回修改NYNNY审核通过返回修改、补充N次年3月份①检查归档文件齐全性、完整性②检查著录信息准确性、规范性③检查电子文件有效性④、归档审核6、文件实体移交档案馆8、装订盖档号装盒9、移交入库向文件形成或处理的相关人员传达归档要求文件材料按归档与不归档分别存放文件材料按类目、年度分别存放7、归档审核表22013年综合管理类文件的归档要求、归档时间序号归档要求具体说明1原件签字、盖章手续完备的非复制件2完整1、外来文件包括文件处理单、外来文件和处理结果(处理结果一式两份,覆行同样的签字、盖章手续,一份上报,一份留存归档);2、自发公文包括正式发文、签发单和定稿;3、批复与请示、批示与报告、复函与函为一个文件;4、正文与附件、转发文与被转发文不分离3规范1、外来文件处理单要素应齐全,采用碳素或蓝黑墨水书写,书写规范(签名+日期);2、自发公文签发单要素应齐全,采用碳素或蓝黑墨水书写,书写规范(签名+日期)3、按浙江大学综合管理类文件著录细则著录4齐全1、外来文件对照OA系统文件清单、部门收文本;2、校发公文、部门发公文对照发文本;3、对照本部门归档范围5双套制归档的文件材料1、OA系统外来文文件、校发公文;2、部门直接收到的外来文件、部门自发公文、会议纪要;3、工作总结和工作要点、统计报表、名册、工作简报等归档时间:2013年6月底前表3电子文件的归档要求序号归档电子文件名称归档要求1本部门自发公文最终版本、红头、电子公章、PDF格式2本部门会议纪要最终版本、红头、PDF格式3本部门形成的工作总结和工作要点、统计报表、规章制度等最终版本、电子公章、PDF格式4本部门直接收到的外来文件纸质文件扫描,转换成发PDF格式5处理结果(与外来文件分别上传)最终版本、电子版加盖电子公章转换成PDF格式;或纸质版加盖公章后扫描,转换成PDF格式电子文件的命名:如文件有文号的,其电子文件名称为“文号+题名”,如没有文号的,其电子文件名称即为“题名”。●电子文件的制作最终版本的WORD文件加盖电子公章1、自发电子公文PDF格式电子文件2、外来文件电子版电子文件模板外来文件扫描件PDF格式电子文