文档介绍：办公室岗位职责部门定性:办公室就是负责物业公司文案、往来信息、档案管理、人力资源、会务、行政后勤保障、证件及印章管理、对内接待与对外联络工作、物业各部门得衔接工作。办公室直接对公司经理负责,承上启下,确保公司得各项工作计划与文件规定进行运作,保证管理工作得顺利进行。部门职责一、信息、档案系统得建立及管理工作1、业户档案分楼、分户存档,将所有信息合并集中存档,便于及时准确得查瞧;2、员工档案专人专管,分部门存档,员工得上岗时间、应聘岗位名称、员工离岗时间标记清楚,利于人事管理;3、与工程有关档案,交接部门、交接时间、交接地点、交接内容、交接人员姓名必须标记清楚,便于以后得查阅核对;4、各种情况说明分户存档,便于以后得核对工作;5、在原有得文字档案基础上建立电子文档,运用计算机来管理。文件归、存档管理流程:文件资料收到→分类整理→填写文档目录→立卷归档。二、行政、后勤每月根据各部门上交得“采购计划单”对公司各部门所需得物品进行采购预算,于每月25日前申报采购计划,本着节约得原则制定采购计划,将费用名称、费用用途、物品名称、物品数量、预计价格标记清楚,在执行拨付计划时做到专款专用,钱帐清楚;按照公司批复得采购计划,负责采购物品,保证质优价低,确保采购得物品规格符合申报要求。协助会计向供货商索要发票,做好采购得报销与结算工作;4、出入库及台账管理:1)、做好出库入库台帐:将所购买物品得购买时间、名称、件数、购买人得姓名标记清楚,做好入库验收登记;出库要将物品得出库部门、物品名称、物品数量、物品用途、经手人姓名标记清楚,并填好出库单,便于年终库存统计工作;2、)每月底与财务进行对账,做到账目清晰无差错;5、根据需要,合理发放各类办公用品与用具;对电脑、打印机、空调等注明负责人;6、根据需要定期发放劳保用品及所需工具(手套、拖布、笤帚等);7、安排物业公司平日工作值班安排与节假日值班安排;8、负责公司得报纸、刊物征订、收发工作。月拨付计划实施流程:各部门上报所需物品→办公室做预算汇总→上报拨付计划(每月24日)→拨付计划批复后按照批复采买物品→物品验收后做入库登记→各部门出库登记→月底盘点库存→与财务对账→帐物相符。人力资源管理得工作1、考勤及绩效考核办公室管理员工得早、午、晚得签到与签退,按照总公司制定得《考勤管理制度》认真执行,实事求就是得做好考勤;根据各部门得绩效考核方案进行考核,并每月汇总上报,并进行考核反馈;2、招聘根据公司岗位要求,多种渠道进行人员招聘,并做好人员储备;3、人员培训组织新进员工及公司各部门员工,定期进行各项规章制度得培训,并签字确认;对物业员工进行各种重大突发事件应急得培训,使员工学以致用;4、人员辞退对不适应公司得发展、对公司发展不利、影响公司其她员工工作积极性得员工要进行劝退工作,以利于今后工作得开展;5、员工劳动合同得签订,实施负责劳动保护。入职及离职流程:1、填写应聘登记表→办公室、主管经理面试→合格者试岗七天→上交所需入职资料→办公室将原件复印留存→过试用期后填写员工登记表→签订劳动合同→按类别归档。2、填写离职申请(需提前30天向公司申请)→填写员工离职表→填写离职交接表→交接人、接交人、监交人签字→社保解除单上签字→财务部门签字→主管领导签字→办公室存档。员工请假流程:填写请假单→直接主管审批→物业经理审批→办公室