奇招妙术玩转办公软件.pdf

文档介绍：奇招妙术玩转办公软件
上篇办公软件技巧
Word
第招如何同时打开多个文档
在使用 Word 时为了便于集中编辑或浏览可以同时打开多个文档下面就介绍几种
方法
1 在资料管理器中选中要打开的多个 Word 文档按下回车键系统会自动启动
Word97/2000 并将所选文档全部打开在选择文档时如果是要选中多个连续文档可以
按下 Shift 键再用鼠标单击相应的文件名如果要选中多个不连续文档就按下 Ctrl 键再
用鼠标单击相应的文件名
2 如果 Word 已经启动了可以单击工具栏上的打开按钮在弹出的打开对
话框中找到文件所在目录然后选择要打开的文件单击打开按钮就可以把选中的
文件依次打开了文件的选择方法与上面所讲是一致的
3 如果文件在不同的目录中可以在资源管理器中的相应目录中选中要打开的文
档按下鼠标左键将文档拖到任务栏中的 Word 图标上注意:此时的 Word 中没有打开的
文档所选文档就被打开了再找到其他目录用同样方法将所选文档拖到 Word 图标上
第招实时翻译工具
你的计算机装了实时翻译的软件吗一旦他们运行也消耗了不少的内存空间一般不专
门翻译就不用他们可是您阅读文档碰到不懂的英文你如何做呢 Word 2002 可以完全消
除你的烦恼您只需单词上单击鼠标右键从弹出的菜单中选择翻译命令在图中屏
幕右侧的翻译窗格中立刻显示出了该单词的中文解释同时还有大量的短语及例句
当然你也可以选中中文翻译成英文而且可以通过 Web 翻译达到最佳的翻译效果
您也可在窗格最上面的文字输入框中手动输入要查的单词输入完后直接回车在结
果窗口中就会显示出该单词的中文意思
另外 Word 2002 还提供了英汉互译功能在翻译任务窗格的字典一项的下拉
列表中选择中文(中国)到英语(英国) 选中文章中的一个中文单词同样在单词上单
击鼠标右键在弹出的菜单中选择翻译命令在右侧的翻译窗格中已经显示出了
该单词的英文翻译
第招格式刷巧利用
文字拷贝很容易可如何能将文字格式拷贝给其他内容呢您只需用格式刷就是工
具栏上这个按钮格式刷的作用顾名思义是刷格式用的它可以快速地复制格式
首先选中已经设置好格式的文字点一下工具栏上的格式刷按钮这时鼠标就变成了一
个刷子形按住鼠标左键用这把刷子刷过要复制格式的文字被刷的文字样式改变了
鼠标也恢复了原样这样就完成了格式的复制聪明的你一定看出了这种方法的缺点这样
复制格式每次只能将格式复制一次如果要多次复制同一个格式怎么办呢方法很简单
选中设置好格式的文字这次双击格式刷按钮鼠标又变成了刷子形状现在你就可以
随心所欲的将其它文字复制成这种格式了复制完后再次单击格式刷按钮就可以恢
复正常的文字编辑状态了这就是格式刷按钮的使用方法单击可以复制一次格式双
击可以连续复制格式
第招两栏插入页码
你是否注意到在 Word2000 中将文档分成两栏然后在插入页码时每页两栏只有一
个页码然而在实际应用中我们需要两栏各有一个页码例如再打试卷文件等时一
般都是将纸张大小设置成 8 开纸然后在文档中分成两栏我们要求左右两栏各有一个页码
而且页码是连续的那么用传统的插入页码方法将不能实现其实计算机也能自动完成
(1)将文档的栏数设置成一栏点击菜单格式- 分栏在弹出的对话框中如果显示
的不是一栏那么把它设置成一栏吧
(2)接下来进行页面设置选择文件- 页面设置将纸张大小设置成所希望的大
小例如 8 开纸设置成宽 38cm 高 然后把方向设置成横向点击页边距
标签将上下左右各自设置好再将拼页选中
(3)选择插入- 页码在页码对话框中设置好页码的位置和对齐方式
确认首页显示页码被选中再点击格式按钮设置好数字格式和起始页码
两次点确定
第招自动编写目录
好不容易写了一篇很多页的论文想不想为它加一个目录放心吧不用你手动添加目
录 Word 2002 可以自动帮你添加打开要制作目录的文档选择插入菜单中的引用
选项在从子菜单中选择索引和目录项弹出索引和目录对话框一般使用默认的
选项和设置就可以单击确定按钮咱们先看一下效果看目录做好了怎么样没
想到这么快吧现在按住 Ctrl 键再点击相应的标题就可以跳到标题内容所在的页
了使用起来是很方便的试试吧当然你也要养成习惯将内容用正文格式标题用标题
格式这样做成的目录就非常好
第招多文档共浏览
我们要打开多个文档往往一个一个地打开这样比较麻烦现在有一个简单的方法
在资源管理器中选定多个要打开的 Word 文档然后右击打开右键菜单再执行其中的打
开这样就能够将选定的 Word 文档一齐打开由于每个打开的 Word 文档都在任务栏上放
一个最小化按钮所以可通过这些