文档介绍：员工基本职业素质培训-科学的工作方法
——系列之一
集团内训课程系列教材
科学的工作方法
员工基本职业素质培训
第1章
使你的工作系统化
在旁观者看来,不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外,不再代表其他。
你的工作需要系统化
办公室的5S运动:
5S起源于日本,就是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SETKETSU)、素养(SHITSUKE)五个项目,因日语的罗马拼音均以“S”开头,简称为5S。
5S运动提出的目标简单而明确,就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信,保持工作环境的干净整洁,物品摆放有条不紊,一目了然,能最大程度地提高工作效率。
如果你的办公室、办公桌都井然有序,那你的工作效率一定不低。
开始系统化你的工作
■系统化你的工具
(1)基本工具。(2)复印机。
(3)传真机。(4)电脑。
提醒:
在我们试着改变工作的过程中,常常会陷入这样的困境:
试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是
任何一位工作者每天都要处理的,包括他的办公桌、椅子、电
脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东
西。
开始系统化你的工作
■系统化你的文件
(1)工作档。
??什么是工作档?
工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。
??工作档有什么?
。 B.“待议”的项目。
。
开始系统化你的工作
教你一招:
(1)要将文书工作处理得更好,就要根据使用的频率来整
理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边,随手
可取。
(2)将所有不用的文件移走,不要让它们占据你的工作档。
(3)确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案
清楚地贴上标签。
(4)建立问题档,一部分编号01—12,代表每年的每一个
月;另一部分编号01—31号,代表一个月的每一天。
开始系统化你的工作
■系统化你的文件
(2)资料档。
??列出你的资料档项目清单。
??建立资料档时需要考虑的两件事:
?
?
??帮助你将自己资料档结构化的做法:
,例如:合约、产品开发、预算等。这些可
以成为你资料档的类别。
,做清楚且适当的标示。
,然后去掉没用的档案。
。
。
,以方便查阅并方便归档。
开始系统化你的工作
让你的档案更加有效的小秘诀:
(1)使用大写、清楚的字母标示档案。
(2)使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。
(3)将类别与次类别标签排成一列,类别与次类别用不同
颜色标示。
(4)为大型的资料建立索引。
本章小结
开始系统化你的工作:
(1)系统化你的工具;
(2)系统化你的文件;
(3)建立你的工作档。
第2章
学会用PDCA循环法
P D C A
它是一种很科学的管理程序,同时也是一种很科学的工作程序。
认识PDCA循环法
什么是PDCA?
这是四个英文字母,分别代表计划(Plan)、执行(Do )、检查(Check)、修正再执行( Action)。
计划
(Plan)
修正
再执行执行
(Action) (Do)
检查
(Check)
P
C
D
A
循环
PCDA循环法四大要素
计划(Plan)
执行(Do)
检查(Check)
修正再执行(Action)
在工作程序Plan Do Check Action过程中:
?? Plan即拟订计划,制订计划目标,制订计划做法;
?? Do即执行实施,并加以控制;
?? Check即确认或评估执行状况与目标之差距;
?? Action即执行结果与目标值之差距探讨,并修正
采取措施。
PDCA循环工作步骤表
⑦对检查结果做出修正
⑧修正后再执行
修正再执行阶段
(A)
⑥检查执行情况
检查阶段(C)
⑤按计划工作表执行工作
执行阶段(D)
①设定目标
②搜索与目标相关的信息
③找出最佳方案
④制订计划工作表
计划阶段(P)
步骤
阶段
PDCA循环工作步骤图
A P
C D
修正后再执行
对检查结果
做出修正
设定
目标
搜索
信息
拟定方案