文档介绍：上海凯麦其投资咨询有限公司上海凯麦其投资咨询有限公司前台兼人事助理岗位说明书编号: ___ WY/ BG /00 1 生效日期: __2012-7-16___________ 一、基本资料部门名称人事部岗位名称前台兼人事助理二、工作说明 1 、主要职责 1 、负责文印工作。 2 、负责文印、传真设备的维护保养。 3 、办理电函、邮件收发、传递等事项,办理报刊收发。 4 、快递收发和核对。 5 、接待来访宾客。 6 、配合人事工作 2 、主要工作内容 1 、负责公司公文材料的打印、校对初稿;办理办公用品登记等工作。 2 、遵守公司有关文印管理的规章制度,遵守保密制度。 3 、负责文印室的打印机、复印机、传真机等设备的使用、维护、保养。 4 、保持接待区域办公环境整齐、清洁。 5 、办理公司传真件、信件、邮件、电报的收发、登记、送达、邮寄、清退事宜。 6 、负责与物业等外界的沟通。 7 、做好来宾接待、登记;来电接听、登记。 8 、协助上级办理员工入职和离职手续,办理社保和退保及银行基本事宜。 9 、完成上级布置的其他工作。 3、主要工作要求 1 、文印 收到打印文稿后要进行电脑目录登记;按照规范的文档格式打印,打印之前要认真读稿, 发现文字错误及时进行纠正; 对原稿错误有疑问, 要询问拟稿人, 尽量减少和避免打印错误; 初稿打印后认真校对有无录入错误并及时返还拟稿人再次校对, 校对完毕后进行修改打印;校对末稿无误后装订交秘书用印、分发。 收到要复印的文件,要进行审阅、登记。 遵守公司有关文印管理的规章制度,遵守保密制度;及时完成工作,记录要完善, 节约与本职工作有关的费用。 2 、设备与环境 操作各种设备动作规范,定期进行维护保养,出现问题及时报修,避免出现因设备故障延误工作的情况。 每天整理接待区域卫生,保持环境的整洁。 3 、电函、邮件报刊处理 收到传真件要阅读、登记,送达收件部门内勤人员。 规范发传真的格式(收件人、发送人、日期、内容) 、核对接收方号码无误后发送, 发送完底稿进行登记,送还发送部门留存。 收到邮件、信件后进行分类、登记,外寄件每日定时送邮局邮寄,月底结算费用。公司内部邮件登记后送达各部门。 发电报进行登记编号,打印电报校对无误发传真至 118 台,定期结算费用。 整理公司内部邮件箱,及时转发、清退邮件,做好登记。 及时查收、分发报刊和杂志。上海凯麦其投资咨询有限公司上海凯麦其投资咨询有限公司 4 、接待 做好预约来宾、来访登记,及时向来宾要访问的部门和人员通报情况,做好接待准备。 礼貌接待未预约的来宾、来访人员,妥善安排客人落座、喝茶,迅速了解来访人员的基本情况和来访目的,联系有关人员接待;重要客人来访要迅速向领导汇报。 热情转接电话,接听电话语言文明礼貌,语气温和,回答问题清楚;电话记录要整洁有序, 便于查询; 及时将信息向有关人员传达, 接到重要