文档介绍：内部备忘录InnerMemorandum文件名称Subject关于规范内部行文的规定拟稿From行政人事部:类别/档号FolioHR【2011】001号审批Approve总经理:页/份Page8/1收件To公司各部门签发日期Date2012年2月10日为规范公司内部行文,实现文件处理的规范化、科学化,特制定如下行文规定。一、报告审批表1、 使用范围:各部门向总经理请示工作决策、报告工作进展时采用。2、 规范格式:要求正文字体为宋体五号字(“报告事宜”需刷黑);行距为固定值22磅,首行缩进2个字符;,其余三边距均为2cm;插入页眉页脚,格式如本文(详见附件1)。档号编排规则:XX【年份】XXXI 部门发文流水号(从001开始) 部门英文缩写部门英文缩写如下:部门缩写总经理室GM行政人事部HR财务部FIN3、呈报及保管:要求各部门自行呈报及保管,必要时提交行政人事部备案。二、内部备忘录1、 行政人事部为公司级内部备忘录的控制及管理归口部门。2、 使用范围:各部门重要工作、规章制度、操作流程等以文字形式存档时采用。3、 规范格式:全文均使用宋体字,表头内“文件名称”为四号(刷黑) 、其余为小四号字,正文一律使用五号字;行距、页面设置、页眉页脚等要求同《报告审批表》 (详见附件2)。类别/档号的编排同《报告审批表》的档号编排规则。表头内的“页/份”分别是指文件的页数和分发的份数。4、 拟稿:由部门负责人或其指定人员拟稿,文件送审前要征求执行文件有关部门的意见,必要时取得会签认可或联名拟稿。5、 审批:公司级文件的审批人为总经理。6、 报批:拟稿人本人负责文件的报批工作,以便于领导询问文件细节时能及时答复。7、 发放及保管:拟稿人完成文件的报批后,将文件原件送至行政人事部,由行政人事专员负责复印、分发,并将文件原件和电子档分别存档,同时做好文件存档目录以便于查阅;各部门也应有专人负责部门文件的保管工作,行政人事部将对此进行不定期抽查。&执行:各部门应在认真传达学****的基础上,重点抓好落实、执行工作,这是每一份文件制定的出发点和落脚点。三、内部工作联系函1、 使用范围:各部门之间信息传递、协调沟通时采用。2、 规范格式:要求表头内及正文字体均为宋体五号字(表头内“主题”需刷黑) ;行距、页面设置、页眉页脚要求同《报告审批表》(详见附件3)。函件编号同《报告审批表》的档号编排规则,另需在部门英文缩写和【年份】间添加“函字” 。3、 签发及保管:各部门函件由本部门第一负责人审核、签发,由部门指定专人负责发放、保管,必要时提交行政人事部备案。四、会议纪要1、 使用范围:公司例会、各项专题例会及部门例会形成会议纪要时采用。2、规范格式:要求正文字体为宋体五号字( “会议议题”需刷黑);行距、页面设置、页眉页脚要求同《报告审批表》(详见附件4)。3、 公司级会议纪要由行政人事专员负责记录,由行政人事部经理审核无误后,经会议主持人签发相关部门,原件留存行政人事部备案。4、 各项专题会议纪要由会议召集部门指定专人负责记录,经会议主持人签发至相关部门,原件留存行政人事部备案。5、 部门级会议纪要由各部门自行指定人员记录,各部门自行备案。五、晋级任命书1、使用范围:公司内部员工调动、晋升、任命时采用。2、规范格式:要求页面排头用 LOG(公司全称宋体40号