文档介绍：哈佛管理技能培训教程:第十一单元哈佛经理手册第五章哈佛经理会议处理方案
第五章哈佛经理会议处理方案
对一般人来说,参与会议的机会往往要比主持会议的机会为多,因此不能无视参与会议的要领。尽管可以从前文所介绍的各种主持会议的技巧之中,隐隐约约地看出参与会议的诀窍,但仍想借以下的篇幅,将参与会议的人所必须特别留心的要领,作简略的说明。
建立正确心态
我们必须特别强调的是:在任何一个机构内,绝大多数重要的决策都是在会议中制定的。有了这种认识,我们再不能对会议掉以轻心,而应视之为有助于个人事业发展的一种手段。事实上,会议是说服别人接受你的意见的一种场合,也是令你获取成就的一个途径。
懂得借会议获取成就的人,并不见得比别人更聪明,或拥有比别人更多的内幕消息,甚或比别人更受有权势的人所钟爱,而是因为他比别人更善于掌握参与会议的技巧。但是,参与会议的技巧的掌握并非一蹴而就,而是需要经历长期的磨练才能奏效。有志于培养这种技巧的人,应以下一次所将参与的会议作为起步点。你要下定决心,让下一次会议的成果,与你过去所参与的会议成果有所不同。你更要下定决心,在你未来所即将参与的各个会议里,你的表现要一次比一次更加理想。西德前总理艾德诺曾说:“我坚持今天的我要比昨天的我更加聪慧。”这一句话似可当作有志培养参与会议技巧的人的座右铭。
二、回避失效会议
有两类会议是注定非失败不可的:第一,时机未成熟的会议;第二,与会人选择不当的会议。现分别举例说明如下:
(1)时机未成熟的会议。假如某次会议旨在探讨公司要不要推出一种含润肤效果的新产品。倘若研究发展部门对该产品润肤效果的试验仍未获取具体结果,市场调查部门对消费者试用后的反应仍然未有定论,则在这种情况下探讨要不要推出新产品,显然是言之过早。与会者一旦要在会议中对这个问题作出决策,姑且不论该决策是赞成还是反对推出新产品,他们势必要承担该决策将来被推翻的风险。
(2)与会人选择不当的会议。不适当的与会者所提供的大致都是不适当的意见,这对达成会议目标不但无益,反而有害。例如在讨论运费成本的会议中,倘若运输单位的负责人不在场,则此种会议注定是徒劳无功的。
对付上述两类会议的最佳途径,便是避免置身其间。可能的话,找个借口不参加。倘若你无法不参加这些会议,则设法令会议延期召开。一旦你置身于上述的会议中,可以肯定的是,你本身将不会是一个赢家。
有准备地赴会
为了令你在每一场会议中取得最大的成就,在走进会议室之前,你对以下几个问题,都必须拥有周全的答案:
(1)谁召集这次会议?为了研讨会议的重要性,首先要问会议的召集人是谁。显而易见地,总经理所召集的会议,要比科长所召集的会议更加重要。其次我们要问:召集会议者是自发地召集会议?还是被动地为他人召集会议?前者的重要性往往要比后者更大。
(2)为何召集这次会议?你若不搞清楚会议的真正目的而贸贸然然走进会议室,你将很容易受创。因此,在与会前你应先澄清:这次会议是否为了那些悬而未决的老问题而召开?是否为了摆脱棘手的问题而召开?还是因为某些人想迫使当局下决心作决策而召开?
借用名家之言
在会议场合中,千万不要以为你孤立无援或势单力薄。事实上,可供你借重的外力,经常环绕在你身边。这就是古今中外的名人!例如在开会中,有人强烈地反对你刊登广告的提议,因为这个人认为多数的广告支出都是平白的浪费。此时,你可立刻征召广告大亨约翰·华纳梅克来支持你:
“你的这个见解很对!但是我想提醒你,广告大亨约翰·华纳梅克曾说:‘百分之九十以上的广告支出都是平白的浪费,不过广告的真正效果却来自那不及百分之十的广告支出上!’
因此,我们应该从效益的观点来衡量广告,而不宜老是从成本的角度去评估广告的得失!”
再如在会议中,你为了强调公司应调整工资,以恢复日渐废弛的纪律并提升士气,你可征召管仲到你身边:
“这一年来,员工士气的低沉与纪律的废驰,是有目共睹的。我认为真正的原因在于:工资调整的幅度远低于通货膨胀率。当员工的收入不足以应付日常的开销,则提升士气或维护纪律都将成为空谈!管仲不是说过‘衣食足而知荣辱,仓廪实而知礼节’吗?”
借重名家之言有两个好处:第一、名家的知名度高,而且广受景仰,因此他们的话语将格外受尊重;第二、名家的话语大概是一般人所熟悉的,因此容易引发人们的共鸣。
但是借重名家的话语时,你应特别留意:①只引用有利于你的论点,不要解释这些论点的背景,以免受到质疑或非难。②最好只借重已经辞世的名家之言,这样才万无一失。(因为死无对证!)
只要你平时多搜集一些名人言行录,并在开会前事先选定足以支持你的论点的名言,则你的说服力将大大提升,因为孔子、韩非子、孙子、彼得、杜拉克、亚伯拉罕、马斯洛……等人随时会应你的征召而出现在你左右。
借鉴以往经验
所谓先例,即指同