文档介绍：行政事业部内控基本规范行政事业部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括: 1、管理职能。行政部担负着人员接待、车辆调度与维护、总务后勤(卫生、食堂、宿舍) 、文件收发与归档、弱电系统的维护、安全保卫等工作。 2、沟通职能。行政部应清晰传达上级领导指令,沟通、协调各部门之间的工作,保证高效地完成任务。 3、参谋职能。行政部在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”,还应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等方面提供好的见解。 4、服务职能。行政部为各职能部门提供后勤保障。行政事业部组织结构总经理副经理副经理接待处办公室车辆管理处档案室保卫处舍务管理处食堂管理处弱电管理处行政事业部工作职责行政部负责管理公司的日常行政事务,做好上传下达、沟通联系和综合协调工作,确保公司各项工作正常运行。其具体职责: 1、制定公司各项行政规章制度,保证各项工作规范化进行; 2 、负责公司行政工作计划、工作总结及行政公文等文件的起草工作; 3、负责接待来访人员及对外联系工作; 4、负责管理公司办公设施的维护和管理工作; 5 、负责全公司资料、信息的管理等日常行政事务的管理工作; 6、负责公司会议的组织、记录及归档工作; 7、负责公司日常安全保卫及消防工作; 8、负责公司公务车辆的管理调度工作; 9、负责弱电系统的管理及维护工作; 10、负责公司总务后勤工作; 11、督促检查各职能部门对公司决议、计划及各项行政管理制度的执行情况; 12、做好公司内部的联络沟通工作,及时向上级反映情况, 向下反馈信息; 13、协调各部门的工作,督办检查各项工作和计划的落实情况; 14、协助安排各项文体活动。行政事业部总经理工作职责行政部经理负责全面规划、指导,协调公司内相关行政支持服务。其主要职责: 1、全面负责行政部工作,创造和保持良好的工作环境 2、组织制定及执行公司行政制度、流程和工作计划; 3、组织、协调公司的各种会议及大型活动; 4 、做好行政部门包括月度、季度、半年、年度工作计划和总结报告后起草工作; 5、接待公司重要来访客人,处理行政方面的重要函件; 6 、审核、修改以公司名义签发的有关文件,做好文书归档和印章管理工作; 7 、定期召集员工会议,鼓励员工提合理化建议,及时改正工作中的存在的问题; 8、负责公司内部、外部公共关系管理工作; 9 、负责监督、指导各种行政费用的审核和控制工作,拟订行政费用的预算并监督预算的执行; 10、合理调度公务用车,安排车辆的维修与保养; 11、做好员工、各部门及上级之间的沟通工作; 12、根据负责指导、管理、监督本部门人员的业务工作,改善工作质量和服务态度; 13、根据工作计划和目标,定期检查落实情况,及时向公司领导和其他部门反馈信息。第一章、接待处管理制度第一节接待处岗位职责一、接待处长岗位职责接待处长在行政部经理的领导下, 全面监督接待、文件处理等各项工作,及时解决接待工作中出现的问题,保证公司上下信息畅通, 提高公司的运行效率,确保实现公司的整体目标。其具体岗位职责: 1 、协助行政部经理制定接待处岗位职责; 2 、做好公司重要客人的接待工作,跟踪客户的留言情况; 3 、检查接待员的仪容仪表,劳动纪律,礼仪及工作效率; 4 、检查接待办公区域的安全、消防及卫生工作; 5 、妥善处理接待中出现的各种突发事件; 6 、协助行政部经理做好公司内部联系与协调以及公司外部公众关系的处理等工作; 7 、培训、考核接待员,不断提高接待工作水平和服务质量。二、接待员岗位职责接待员在接待处长的领导下, 全面做好日常接待、电话函件的接转、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。其具体岗位职责: 1 、负责来宾的登记接待工作; 2 、负责接收转发电话、邮件和信函,并做好记录,整理和建档等工作; 3 、协助处长完成接待备忘录、通讯录等文件的制作,打印和复印工作; 4 、负责分发公司文件、通知,并做好分发记录; 5 、负责接待办公用品及设备的清洁保养工作; 6 、保持接待区域内的环境卫生; 7、接受、反馈并协助处长处理客户及公众投诉, 维护公司形象。第二节接待管理制度一、接待礼仪规范 1 、接待仪表要求接待人员应注重仪表, 工作期间一律着职业装, 具体要求如下表: (1 )适合性:服装、修饰要与容貌、体型、年龄、个人气质相符合; (2 )整体性:各部位的修饰要与整体协调一致; (3 )适度性:在修饰程度、饰品数量、修饰技巧上,要自然适度,注意分寸。 2 、接待仪容要求接待人员的仪容应整洁, 并能够通过恰到好处的修饰突出个人修养及自信心,具体要求如下: (1 )勤洗头发,并梳理整齐; (2 )勤剪指甲,不要过长,不留污垢; (3 )香水味不宜过于浓烈; (4 )不要戴墨镜或变色镜。 3、接待仪态要求接待人员应举止文明、