文档介绍：企业电子邮件沟通规范及技巧企业文化组主讲人:陈媚一、电子邮件使用的基本原则1、电子邮件沟通的重要性–80%的外企职场人每天上班要做的第一件事,就是打开电子邮箱收发邮件–70%的职场人,下班前的最后一件事是查看邮箱,确认没有尚未处理的紧急邮件–30%的职场人,即使下班或周末在家休息,也要强迫症式地登录公司邮箱,查有没有漏掉紧要的任务2、为什么使用电子邮件沟通n如果当面说或者在电话里讲,对方左耳听右耳也许就忘了,许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上,白纸黑字,谁也赖不掉。n使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成。n能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。n充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端。3、需要发送邮件的情况§正式工作报告、通知§部门之间事务往来,需要留下书面资料的。§知识推荐和信息传递§没有见面交流条件的其他交流内容§难以简单用口头表达说明清楚的事项§电子邮件应当避免滥用,不发无意义的邮件。只把有价值的信息提供给需要的人。“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间。二、电子邮件写作规范电子邮件包含的内容§发送对象§主题§称呼与问候§正文§附件§签名1、发送对象的选择§(区分收件人、抄送人、秘送人)§To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。§的人没有义务对邮件予以响应;的人有建议,可以回Email。§BCC是秘送,的人了的。这个可能用在非常规场合。§中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第一位,然后是本部门经理,课长,其他同事等。适当的规则有助于提升你的形象!§只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源。§将CC人数降至最低,确认收信对象是否需要收到这封信,以免造成不必要的困扰和「垃圾」