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员工档案管理办法.docx

上传人:不忘初心 2020/7/30 文件大小:15 KB

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文档介绍

文档介绍:员工档案管理办法一、目的为规范公司人事档案管理工作,维护人事档案材料完整性和安全性,结合公司实际情况,制定本制度。二、范围:区域及各项目。三、方法和过程控制(一)人事档案资料归档范围公司全体员工的个人档案(基本信息、入职档案、培训档案、绩效管理档案、晋升档案、异动档案、离职档案、薪酬档案等相关档案)及通知、协议书、任命书、合同、委托书等资料都应该进行归档,以便查找使用。 (二)人事档案管理的内容及操作要求1、员工个人信息档案(1)内容包括:人事档案目录、员工个人身份证复印件、学历证书复印件、1张1寸照、个人简历表、员工基础信息登记表、规章制度学习回执书、廉洁从业承诺书(若有)、履职服务协议(若有)、体检报告、与原单位解除劳动合同的证明、岗位技能证书及各类资格证书复印件、面试评价表、录用审批表(单独存放)、供职信(单独存放)、劳动合同书/实习协议书、背景调查证明、员工转考核表等个人基本信息资料。(2)操作要求:①员工入职后,其岗位技能证书和职称资格证书原件应无条件给公司使用;②财务岗、技术岗员工必须具备上岗证或从业资格证书入职;③员工基础信息登记表中紧急联系人及其联系方式、员工详细的家庭地址或通讯地址必须清晰完善;④劳动合同签订首签3年以上,续签3年以上;⑤财务岗、项目经理、部门负责人及以上员工必须进行背景调查;⑥入职资料应齐全并及时收集归档,定期检查;⑦针对接触公司或员工涉及信息人员必须签订《保密协议》。⑧廉洁从业承诺书(业务部门全员、财务部全员、部门负责人)、履职服务协议(人力行政部、财务部、部门负责人、业务部门全员)。2、员工培训档案(单独存放)(1)内容包括:员工在职期间参与的培训课件、培训签到表、培训效果评估表(若有)、培训成绩(若有)、委外培训时签订的培训服务协议书以及培训所得证书等;(2)操作要求:①员工参加公司出资组织的外部培训费用超过5000元,需与公司有签订《培训服务协议》,《培训服务协议》应一周内收集归档;②员工参加公司出资培训,若有取得相关资格证书,其证书复印件应交由人力资源部归档;③公司全额出资帮助员工取得上岗证或技能职称证书的,原件和复印件须存放公司。3、员工晋升、调动、调薪档案(单独存放)(1)内容包括:员工异动审批表、员工任命书(若有)、薪资调薪表;(2)操作要求:员工任命审批表、薪资调薪表审批结束后即进行归档。4、员工离职档案(1)内容包括:员工个档案、离职面谈表、解除劳动合同通知书;(2)操作要求:①资料必须齐备;②员工办理离职手续完善后即收集资料并归档。5、绩效考核档案(单独存放)(1)内容包括:季度/年度绩效考核记录表、绩效考核面谈表(若有);(2)操作要求:及时存档,资料保密。6、奖惩档案(单独存放):各类奖励、处罚等记录文件。(三)人事档案的借阅管理1、员工个人档案只可由部门负责人以上借阅。2、所有借阅档案不得超过一周,并保持档案的完整,不得遗失或造成损坏。3、员工借阅档案时,不得对档案进行涂改、不得私自泄露档案的内容,如需对档案进行复制取证时,应事先征得人力行政部同意。4、人事档案的借阅权限1)本人可查阅个人档案;2)人力行政部负责人可查阅本公司全体员工档案;3)各部门经理可查阅本部门员工档案,分管领导可查阅所分管的人员的档案;4)总经理可查阅本公司全体员工档案;5)员工申请调入或因工作需要拟将其调入其他部

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