文档介绍：第九章采购与付款循环审计
本章主要内容
采购与付款循环的内部控制
采购与付款循环的控制测试
应付账款的实质性程序
固定资产的实质性程序
学****目标
了解采购与付款循环涉及的主要业务活动
了解采购与付款循环涉及的主要凭证与会计记录
熟悉采购与付款循环的内部控制
掌握采购与付款循环的控制测试
熟悉固定资产的内部控制与控制测试
掌握应付账款的实质性程序
掌握固定资产的实质性程序
第一节采购与付款循环概述
涉及的主要业务活动
1. 请购商品和劳务
仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单,其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请购单。每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。
2. 编制订购单
采购部门在收到请购单后,只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单,采购部门应确定最佳的供应来源。
订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等,预先予以编号并经过被授权的采购入员签名。其正联应送交供应商,副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。随后,应独立检查订购单的处理,以确定是否确实收到商品并正确入账。
3. 验收商品
验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符,如商品的品名、说明、数量、到货时间等,然后再盘点商品并检查商品有无损坏。
验收后,验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单,作为验收和检验商品的依据。
4. 储存已验收的商品存货
将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离,可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立,限制无关人员接近。
5. 编制付款凭单
记录采购交易之前,应付凭单部门应编制付款凭单。这项功能的控制包括:
(1)确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。
(2)确定供应商发票计算的正确性。
(3)编制有预先编号的付款凭单,并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。这些支持性凭证的种类,因交易对象的不同而不同。
(4)独立检查付款凭单计算的正确性。
(5)在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。
(6)由被授权人员在凭单上签字,以示批准照此凭单要求付款。
6. 确认与记录负债
在手工系统下,应将已批准的未付款凭单送达会计部门,据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性,通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期,监督入账的及时性。而独立检查会计人员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致,并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。
7. 付款
通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。企业有多种款项结算方式,以支票结算方式为例,编制和签署支票的有关控制包括:
(1)独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。
(2)应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。
(3)被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单,并确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致。
(4)支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销,以免重复付款。
(5)支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。
(6)支票应预先连续编号,保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。
(7)应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。