文档介绍：会务活动接待方案为做好**接待工作,确保其圆满顺利举行,根据会务筹备组工作安排意见及分工职责,特制定本工作方案。第一部分基本情况一、会议概况、日程(一)活动主题(二)活动地点酒店(三)活动日期6月29日--7月1日具体安排如下:6月29日陆续入住签到;6月30日7月1日二、领导、嘉宾及参会代表情况(一)评委及嘉宾名单负责人:-2-序号评委姓名评委简介随行人员情况1234表一国际竞赛评委及其随行人员名单序号评委姓名评委简介随行人员情况1助理1人23助理1人45助理1人表二论坛峰会嘉宾及其随行人员名单(二)集团领导及政府领导名单负责人:,预计3人。(1)-3-①市级单位参会领导②区级参会领导③专家学者④主办单位领导(2嘉宾名单①市级单位参会部门②区级单位Ⅰ参会领导Ⅱ参会部门③专家学者④主办单位领导(三)参赛团队人员名单序号单位人员人数13人2人3人4人5人表三参赛单位及人员名单目标人数:21人(以实际入住为准)-4-第二部分筹备工作一、工作任务自领导、嘉宾确定参加活动起,至活动结束后领导、嘉宾离开止,主动热情,细致周到、安全务实,对重要宾客实行全天候、全方位、全过程服务,树立起开放外向的***公司良好形象。二、接待原则(一)全面树立细节决定成败的理念,本着安全、热情、周到、节俭、细致、精益求精的原则,做好领导、嘉宾接待工作。对有关工作认真进行分解、量化,周密部署、细致安排,做到有礼有节,安全舒适,宾至如归,确保全面完成各项接待服务工作任务。(二)让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边,让领导满意、让嘉宾满意,通过国际竞赛和论坛峰会,进一步与南充市、区两级政府领导,在****项目上达成共识。三、工作分组(一)接待组:总负责人::-5-组长:组员:工作职责:①明确房间分配表:房间号、房间数量、对应人员;②负责检查客房设施设备是否完好;③负责在酒店做好迎接来宾服务;④负责为来宾按分配表分发房卡,贵宾需亲自引领到房间门口(会提供贵宾名单);⑤会议结束后,负责检查房间是否有遗失物品;⑥协助办理退房服务。:组长:组员工作职责:①明确用餐人员数量、用餐地点;②负责检查酒店菜品数量是否达标、食物是否新鲜,保障用餐安全问题;③负责清点餐券数量,并分发餐券;④负责用餐时的用餐秩序维护,及时解决用餐人员需求;⑤用餐结束后,负责检查餐厅是否有遗失物品;:-6-组长:组员:工作职责:①明确开车人员和对应车辆;②明确接送时间和对应地点,提前规划和熟悉道路;③负责来宾的机场接送服务;④负责会议期间来宾的用车服务;⑤保证行车安全,保证会议期间的交通接待服务。:组员:工作职责:①明确嘉宾与评委往返行程;②预定嘉宾与评委往返行程机票;(二)会务组总负责人::组员:工作职责:①负责收集****专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求;-7-②负责收集****与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和需求。③负责收集招采部汇总的信息④负责收集营销部汇总的信息⑤:组长:组员:工作职责:①设置签到处,负责参会人员签到;②提示或引导参会人员准确进入会场,由会场控制组安排入座;③负责分发会议相关资料、伴手礼等;④设立会议咨询台,负责会议相关工作的咨询和信息传达⑤为信息搜集组提供签到信息。:组长:组员:工作职责:①负责会议现场布置;(全员)②负责协助活动公司维持会场秩序;(全员)-8-③负责把控整个会议进行过程;(全员)④负责对接媒体代表;(任俊颖)⑤负责现场仪器设备的调试和安全把控;(吴君)⑥负责处理会场应急事故,指定应急方案;⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。:组长:组员:工作职责:①为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路服务、提供衬衣熨烫服务等