文档介绍：ISO 14001: 实现我们的环境管理系统

英国Bristol市Kathryn Vowles 著《VowlesK@》

2004 年 4 月和 5 月栢诚在英国的分公司成功地通过了 ISO 14001 的独立认证评估。
这是一个于 2001 年十月开始、2002 年六月推行的项目的最高峰。该项目是栢诚对
环境工程持续改革的其中一个最早的承诺。作者介绍了认证的过程,并且坦率地指
出过程中遇到的一些挑战。

2001 年中我们的其中一个主要客户定下了期限,规定所有有意接受该客户聘请的
顾问公司必须拥有一个受认可的环境管理系统。其他客户也纷纷跟从。传统上,受
认可的公司都来自例如制造工业,因其对环境的影响比较简单直接,其供应链也有
严格要求。可是我们面对的情况明显地是客户想通过规定顾问公司必须获认可,来
减低他们自己的环境风险。

要求我们拥有证书的第一道压力来自我们为他们提供实地服务的客户,例如土地勘
测。这些工作对环境有明显的敏感性,因此客户希望严谨地处理以维护他们的信誉。
讽刺的是正因为我们拥有优良的环境专业技术,所以需要有外部的评审,去证明我
们的环境保护措施的质量与整体的表现。然而,不久我们就开始制定一套方法来处
理我们的所有活动。

我们的环境管理系统包括三方面:

•内部活动- 与我们办公室的管理和运作有联系的环境影响。
•实地活动–涉及我们实地活动的风险评估与措施。大概从遵守环境法令与采用
最佳施工方法的角度来看是风险最高的活动。
•客户的解决办法–我们的方法是要在提供给客户的设计中包括环境保护以及
其可持续性的考虑。这肯定是最难纳入管理系统的内容,因为它取决于客户的决策
人。

图 1 栢诚(英国)分公司实现环境管理系统的时间表

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内部交流的挑战
推动环境管理系统的困难之一,是如何与一群多元化和分散各地的员工进行交流。
跟任何顾问组织一样,栢诚的技术员工都聚焦于客户的要求,内部的资讯超载只会
引致反效果。当系统刚启动时,栢诚的内联网 PB 对于英国的员工来说是
一个相当新的概念。虽然各业务单位过去曾经建立他们自己的内部网站,储存了不
少有用的资料,但是常用的文件和导则仍然被贮藏在公共文件夹内而不是在内部网
站内。然而,启动和传达这个新的管理系统正面对清晰的挑战,在这情况下栢诚的
内联网 PB 似乎是最理想的工具。员工能轻易地通过内联网查到环境管理
系统的文件。文件亦尽量简明,务求能令员工可以直接从屏幕上阅读文件而不需要
将文件打印出来。这样可以避免同事们使用已过期的程序,还可以减少纸张用量。
为了应付可能出现的内联网故障情形,每个办公室亦会备有一份环境管理系统文件
的打印本。

系统的启动
我们的第一个挑战是要把新的环境管理系统通知所有员工,确保他们能使用内联网
并能找到所需的文件。因此,我们的董事总经理向全体员工发出了一封电子邮件,
再加上传单,去重申我们的政策使命和描述系统的结构,同时包括了一个可赢取
100 英镑的竞赛以鼓励大家参与。虽然反应不算踊跃,但它的确突出了内联网的一
些问题,使这些问题得以解决。

我们也启用了一个简单易记、专门为环境管理系统而设