2021年会务筹备专题方案样板DOC.doc

文档介绍：xxxxxx工程
xxx会
会
务
筹
备
方
案
20xx年xx月xx日
为了高效、优质做好此次会议各项筹备工作，确保xxxx工程xxx会取得预期效果，特编制此会务筹备方案。
一、会务筹备组
组 长：xxx
副组长：xxx、xxx
成 员：xxx、xxx、xxx
二、会议筹备
为了确保会议能够顺利召开，在接到会议通知到会议服务工作开始之前，成立会议筹备组，会务组全体人员参与，集中落实会议前期各项准备工作。
项目
具体工作事项及内容
责任人
会议确定
确定会议方案（规模、人数）
依据会议各项活动信息编制费用预算，并提报批步骤
依据会议议题确定参与会议单位
拟会议通知
制作邀请函
信息搜集
发会议邀请函、会议回执
搜集参会单位、人员信息，形成和会人员名单
落实参会人员行程，确定需要接、送人员航班、车次信息
预订机票、火车票
确定接、送人员信息表
酒店预订
预订酒店，了解各项服务内容及报价，住宿、用餐、会议服务内容
考察酒店住宿、用餐（自助、宴会厅）、会议室场地情况
签署酒店协议
形成住宿安排表、用餐安排表
会议材料
会议讨论材料
会议指南，书面印刷，参会人员xx份/人
会议议程
领导讲话稿
答谢词
会议材料目录，参会人员1份/人
参会人员签到簿
教授签字表
会议通讯录
场地部署
主会场会标
项目
具体工作事项及内容
责任人
酒店大厅欢迎牌、主会场指导牌
会场席卡
宴会席卡
分会场指示牌
签到台鲜花
汇报台鲜花
印制参会人员代表证、会务服务人职员作证
物资准备
签字笔
打印机 台
投影仪 台
摄影机 台
碎纸机 台
录音笔 支、激光笔 支
A4纸 包、浅红色A4纸 包
订书机 只、订书针 盒、起钉器 只
U盘 只
5米电源拖线板 只
剪刀、美工刀、尺子
矿泉水 箱
香烟 条
酒（白酒 箱、红酒 箱）
茶叶 盒
信封 只
手提纸袋 只
***牌 副
车辆 辆
抢救箱 只、常规药品适量
三、会议期间工作组分工
在会议期间，为确保各项工作稳中有序，忙而不乱，会务筹备组划分为综合保障组、交通保障组、接待服务组3个工作小组开展具体工作，各行其职。同时依据各个步骤会务服务工作关键不一样，各个小组在做好本职员作同时应主动帮助其它各小组工作。
（一）综合保障组
组长：xxx
组员：xxx、xxx、xxx
关键工作
关键步骤
负责会议资料准备（讲话稿、会议议程、领造成辞等）——xxx、xxx
汇报、支撑性文件等审查资料准备及教授临时提出支撑文件取得——xxx、xxx
负责会议期间物资发放管理（全部财、物领用需登记）——xxx、xxx
负责会议室部署（会标、会桌摆放、席卡座次摆放、麦克、讲台、灯光、音响、拖线板等）