文档介绍：办公用品、设备管理制度
办公用品、设备管理制度
第一章办公用品的管理
第一条电话、传真、照相机等办公设备的职能管理部门为行政处,本着“谁使用谁负责”的原则,有办公设备的部门要指定专人负责管理,行政处资产管理人员负责登记并建立明细台帐。
第二条电话
(一)电话是公司对外联络、对内办公的重要信息通道,应保持随时畅通和高效率使用,各部门电话由各处主管指定专人管理。
(二)接听外部工作电话和政府有关部门的通知时,应做好电话记录,并及时通知有关部门或人员。
(三)各处主管是本部门电话监管的责任人,行政处对全公司电话使用情况进行有效监管和不定期检查,各部门应积极配合。
第三条传真机
(一)传真机由行政处专人管理和使用,并负责进行日常清洁和保养。
(二)凡接收的传真件应办理登记,分送相关部门时应办理签字手续。
(三)各部门发送传真也应办理登记。
第四条复印机
(一)复印机由行政处安排专人管理,要科学的使用,以延长机器使用寿命。一般一次性复印不得超过50张,以避免复印机疲劳过度造成损耗。
(二)复印资料本着节约用纸的原则,所需复印的资料,应是与部门工作紧密关联的文件资料。
(三)复印文件资料,须经发文处和本处主管批准后方可复印。未经批准,不得复印公司文件和规章制度,以防止公司文件的外泄。
(四)复印文件、资料时,如无特别要求,应尽可能双面复印。
(五)复印过程中若出现机械故障,应通知行政部及时处理,不可擅自拆检维修。
第五条照相机、录像机、录音机
(一)照相机、录像机、录音机是公司用于记录庆典和公务活动的办公设备,由行政处专人保管和使用,原则上不得转借和私用。
(二)各部门需要使用照相机等设备,及时与行政处联系,行政处安排专人拍摄;若确需外借的,应先办理借用手续,经行政处主管批准后方可借出。
(三)胶卷、录像带、录音磁带由行政处统一购置,使用后的录像带、录音带、底片、照片等及时交行政处存档。
第二章电脑设备的管理
第六条电脑设备、辅助设备及各种软件等均属公司财产,由行政处网管员统一管理、造册、建立设备档案;日常使用的管理由使用部门负责。
第七条硬件管理
(一)电脑设备及辅助设备均统一编号,包括主机、显示器、打印机、扫描仪、MODE通讯器、UPS电源等。
(二)领用电脑设备需部门申请,行政处审核,经总裁批准后方可领用。部门要指定保管责任人,确保设备的安全、清洁,并定期检测病毒。
(三)电脑设备需维修、移动和重新调配等,使用部门必须报行政处,行政处统筹调整并修改记录,存入设备档案。
(四)为保证公司文件、资料、有关数据的安全,所有电脑均设置开机密码,开机密码的设置和修改由网管员统一办理并存档备查。
(五)相关人员离开公司前必须办理电脑设备的移交手续,由网管员和部门经理负责监交并签字。
(六)网管员每周应对所有电脑进行杀毒并做记录;对设备档案、设备使用和维护情况不定期的进行检查,发现问题及时处理,处理不了的问题及时上报。
第八条软件数据管理
(一)所有软件必须在行政处存档,包括原程序及执行程序的软件备份、使用说明书及软件文档。行政处必须将所有软件的密码备案,该项工作由网管员负责办理。
(二)各部门录入电脑的数据必须拷贝备份,由行政部保存,并提供磁盘文件的内容目录;重要软件及数据必须有两份备份。
(三)网管员每月抽查行政部软件档案与各部门软件是否保持一致性,检查保存数据的正确性、连续性,发现问题及时处理或上报。
(四)电脑使用人员或电脑操作员请假时,部门经理必须对其负责的软件及设备进行验收后方可准假;离职时,各处主管(或通知网管员办理)必须将其所用设备封闭,更改开机密码,停止其使用权。
(五)电脑使用人员或电脑操作员不得将任何软件或重要机密数据交给无关人员;不得在公司电脑上使用外来的任何软件;存有重要机密文件和重要数据的电脑(如财务专用、行政处文档、人事档案等专用)严禁接入互联网。
(六)未经批准不得带外人参观、演示、查阅电脑信息,保密文件不得网上共享。
第九条违规责任
(一)违反以上条款公司将追究当事人的责任,视情节轻重,处以罚款、通报、行政记过等处分。
(二)禁止安装、下载游戏程序或玩游戏以及网上聊天。
(三)若因违规操作引入病毒,造成公司重要数据丢失、泄密及重大损失的,公司将予以从重处罚并予以除名。
第三章附则
第十条本规定由行政处负责解释和修订。
第十一条本规定自核准公告后实施。
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