文档介绍：东莞Z房地产项目档案管理制度
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A/0
档案管理制度
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档案管理制度
范围
本制度适用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案按其他相关制度执行。
控制目标
21>.1控制目标:档案资料的完整、安全和档案信息的有效利用。
主要涉及岗位
:行政主管
人事行政部经理、相关部门经理、分管领导
主要控制点
档案的管理机构
公司在人事行政部设立档案室,其主要职责为:
制定或参与制定档案工作的规章制度;
对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;
做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
档案的种类
法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。
企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。
凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
证件性文书资料。包括法人营业执照、国土证、开发资质证、用地许可证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
劳资人力资源资料。包括企业各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
声像制品资料。包括企业各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学****考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。
档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
档案的收集
就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由档案室(人事行政部)定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
立卷归档的范围:,都要立卷归档。
立卷归档的时间
凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交档案室立卷归档。
对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
立卷归档的要求
各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。
移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,简明扼要地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
立卷要以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
立卷要以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
立卷要把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷