文档介绍：关于宏达公司代表来我公司的接待方案
为安排好宏达公司代表来我公司洽谈工作 期间的工作和生活，保证
他们的安全和身体健康，特制定如下接待方案：
一，接待时间：2011年6月3-6月5日
二，接待地点：
接送机地点：牡丹7工机场
下榻洒店：金鼎大洒店
参观地点：
公司总部
公司葡萄园基地
某某大洒店宴会厅
三，接待对象
宏达公司总经理副总经理以及销售经理
四，接待负责人员
总负责：接待办
跨部门接待小组：相关领导，秘书组张某某，行政组夏某，宣传组陈某，
保卫组何某
五，接待前期准备工作
制发邀请函，邀请外宾，协调时间
来回机票预定，至少提前20天预定商务高等仓
食宿安排，至少提前半个月预定
迎接车辆安排，迎接外宾的车是市长级别（奥迪 A6级别） 总经理自行开车
迎宾（参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作）
会场接待：
1） 欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放
“热烈欢迎各位经理莅临我公司洽谈工作”
2 ）确定接待场所并预约（根据客户人数，级别确定接待场所预 定在会议室）
会场整理及布置
1 ）提前30分钟活洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气活 新
2） 摆放会场物品，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发 调试投影仪，音响等设备，放映相关资料
8 , 联系陪同人员，讲解员
根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事
宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员
9,座谈
） 企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍 PPT）
） 技术交流（技术人员PPT讲解，五动）
3） 会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）
4） 拍照（依重要程度，进行拍照留档）
5） 会后整理（会场整理，如客户需要资料，装袋赠送）
10 ,葡萄园参观
1） 确定参观时间，通知车间做好准备
根据参观内容，提前2小时与葡萄园相应负责人联系，告知参观事
宜及注意事项，主要涉及原材料准备
座谈会结束前，提前5-10分钟再次通知葡萄园相应负责人，告知参
观人员即将前往车间，确认准备工作到位
2） 实地参观
固定参观路线
统一解说词：陪同讲解，专家提问，尽量解答
11 ,送客
参观结束，或回会议室继续座谈，或提前 10-15分钟准备车辆，陪 同就餐或送客。
六，后期工作
1 ,物资整理
及时整理会场（除特殊情况外1小时内完毕）物资到位
满意度调查
通过分公司或客户反馈，了解客户对本次参观的满意度及改进建议。
总结提升
接待完毕，组织总结会（尤其重要或大型客户接待）,以改善不足，
提炼经验
宣传报道
重要客户参观（特级，高级级别）需在 24小时之内进行宣传报道。
汇款跟踪
接待过程中产生的费用，如礼品，住宿费等及时跟踪汇款情况。
接待信息登记及费用核算，结算
登记客户信息，并统计，核算接待中香烟，水果，礼品，就餐等费用 对接待费用进行核算
七、日程安排（表格形式）
日
期
具体时间
行程安排
地点
人员
备注
6 月
3 日 上 午
9:00-9:40
到达机场 接机
牡丹江
机场出
站大厅
公司相关领导代表
鲜花、标语等，注意 接待礼仪。
10:00-11:00
接送专家
到洒店休