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行政前台工作内容样稿.doc

上传人:梅花书斋 2020/12/3 文件大小:21 KB

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文档介绍

文档介绍:前台行政工作
一、卫生清洁
会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生
1、上班第一时间依据当日情况调整空调,整理会客室跟上级办公室。注意事项:烟灰缸需铺上纸巾后滴水。 k0 {- N7 ^! v$ b* i: f6 V
2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需立即清理。
需要提醒办公室职员对自己办公区域进行立即清洁;
3、查看各个办公室饮水机是否有水,若已无或已不够当日饮用,立即联络送水(用户编号:XXX,订水电话:XXXXXXX);查看纸杯、抽纸等是否足够,立即添置;3 Z; a
总经理、副总办公室桌等清洁;会客室茶具清洗;
5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉开关,关好门窗。
6、下班前整理好办公桌椅,电脑和电脑摆放需做到横看竖看均为一条直线,电话需统一摆放,保持整齐度。
7、下班时检验门窗、空调、电源等是否关闭。
二 会议
例会:每七天星期二早晨10:00,如有变动另行通知。 D7 S$ D
得到正确会议通知时,在会议开始5分钟前通知参会者,按时抵达;会议开始前做好会议签到,无法立即参会者,需得到领导同意。1 B' U w4 f( b+ q
需要进行会议统计,按格式编排,需存档纸质版会议统计。; {% s- z9 q* h

三 文印、传真、快递、电话管理工作
1、行政助理负责对打印机进行保管、检验等工作,办公室设备如若出现故障或耗材缺失,应第一时间进行维修,确保不影响各部门正常使用。8 `! S8 p4 _: q-
传真工作' }; C% E: I% K6 d7 F$ w
传真件必需根据企业已经有模板传送。 t; g: U ^3 C( h: s
3、快递工作
收发快递,根据已经有版本登记。所收取快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。(
h. D, X% ^0 C, N) C' J"
四 办公用具采购和管理
1、各部门需求计划搜集
每个月25日前搜集各部门下月物品需求计划,进行汇总,同时依据库存情况编制采购申请表,交由副总审批;: r4 L2 J. y' Y9 ~ D) K
2、其它公共物品采购计划
公共物品包含:茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内物品,和其它原企业没有但经过调查发觉需要采购物品,此项公共物品若临时急用,可报经副总,进行临时采购,假如非急用,可在每个月25日前汇总需求计划,进行集中采购。
3、采购步骤$ b9 `3 G; E) x C2 l6 n/ q
通常日用具(非办公家俱、设备等大型物资)由行政助理进行采购,步骤以下: A、首先编制采购申请表,交由副总审批;7 O1 U: {" I, r% H) ?+ L9 A
B、凭借审批采购申请表到财务处办理借支手续;: o8 J8 d1 h8 F- F
C、通常是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它愈加好提议亦可。L, o6
D、采购结束后,填写报销单(含价格),整理好票据,交由财务审批;
E、做好办公用具入库;
J' k/ j% i" |
五、办公用具发放
1、任何办公用具领用均需要登记;每个月集中采购物资(根据各部门需求计划)在采购结束后,月初给予集中发放;
2、办公室

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