文档介绍：关于XX公司代表来我公司的接待方案
为安排好XX公司代表来我公司洽谈工作期间的工作和生活，保证他们的安全和身体健康，特制定如下接待方案：
接待时间：20XX年6月3—6月5日
接待地点：
接送机地点：XX机场
下榻酒店：XX大酒店
参观地点：
1，公司总部
2，公司葡萄园基地
3，某某大酒店宴会厅
三，接待对象
XX公司总经理副总经理以及销售经理
四，接待负责人员
总负责：接待办
跨部门接待小组：相关领导，秘书组某某，行政组某，宣传组某，保卫组某
五，接待前期准备工作
制发邀请函，邀请外宾，协调时间
来回机票预定 ，至少提前20天预定商务高等仓
食宿安排，至少提前半个月预定
迎接车辆安排，迎接外宾的车是XX级别（奥迪A6级别） 总经理自行开车
迎宾（参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作）
会场接待：
1）欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放
“热烈欢迎各位经理莅临我公司洽谈工作”
2）确定接待场所并预约（根据客户人数，级别确定接待场所预定在会议室）
会场整理及布置
1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新
2）摆放会场物品，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发
调试投影仪，音响等设备，放映相关资料
XX， 联系陪同人员，讲解员
根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员
9，座谈
企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT）
技术交流（技术人员PPT讲解，互动）
会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）
拍照（依重要程度，进行拍照留档）
会后整理（会场整理，如客户需要资料，装袋赠送）
10，葡萄园参观
1）确定参观时间，通知车间做好准备
根据参观内容，提前2小时与葡萄园相应负责人联系，告知参观事宜及注意事项，主要涉及原材料准备
座谈会结束前，提前5-10分钟再次通知葡萄园相应负责人，告知参观人员即将前往车间，确认准备工作到位
2）实地参观
固定参观路线
统一解说词：陪同讲解，专家提问，尽量解答
11，送客
参观结束，或回会议室继续座谈，或提前10-15分钟准备车辆，陪同就餐或送客。
六，后期工作
1，物资整理
及时整理会场（除特殊情况外1小时内完毕）物资到位
2，满意度调查
通过分公司或客户反馈，了解客户对本次参观的满意度及改进建议。
3，总结提升
接待完毕，组织总结会（尤其重要或大型客户接待），以改善不足，提炼经验
4，宣传报道
重要客户参观（特级，高级级别）需在24小时之内进行宣传报道。
5，汇款跟踪
接待过程中产生的费用，如礼品，住宿费等及时跟踪汇款情况。
接待信息登记及费用核算，结算
登记客户信息，并统计，核算接待中香烟，水果，礼品，就餐等费用
对接待费用进行核算
七、日程安排（表格形式）
日期
具体时间
行程安排
地点
 
人员
备注
6月3日上午
9:00-9:40
到达机场接机
XX机场出站大厅
公司相关领导代表
鲜花、标语等，注意接待礼仪。
10:00-11:00
接送专家到酒店休息
XX大酒店
公司相关领导代表
1、注意时间、安全2附送日程等资料
11:30-12:30
午餐自助餐
某某大酒店
公司总经理以及其他领导人员
1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序。注意就餐礼仪。
6月3日下午
14:30-17:00
参观公司葡萄园
葡萄园1号园
公司经理、公司种植顾问等
品种分析资料、地理环境分析资料
17:30-19:00
晚餐西餐
酒店
公司相关领导代表、公司种植顾问礼仪小姐、翻译
1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序
6月4日上午
XX:00-9:00
早餐
酒店
公司相关领导代表、礼仪小姐、翻译
1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序
9:30-11:00
参观葡萄酒生产基地、
公司生产基地
公司重要领导及生产部门负责人、公司生产顾问等
1、防菌服装2、交流会场等3采访宣传
6月4日下午
12:00-13:00
中式午餐
基地接待厅
公司重要领导及生产部门负责人、公司生产顾问等
1要加置中、西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序
14:00-
休息
酒店房间
 
 
16:00
 
19：30---22：00
欢送酒会
酒店宴会厅
             全体接待人员及专家
1、安排欢送晚会2、加强安保3纪念品