文档介绍：XX大区物业系统
客户档案管理制度
编制 邓海笑 日期
审核 张健伟 日期
批准 樊敬凯 日期
修订记录
日期
修订状态
修订内容
修订人
审核人
批准人
目的
为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
适用范围
适用于物业服务中心对客户档案进行收集、保存、使用。
职责
：负责批准制度的使用和修改。
：负责编制、修改本制度，以及城市物业公司提出修改申请和 修改内容的审核报总经理审批。
：负责本制度的落地实施情况，收集物业服务中 心修改意见，向大区品质督导组提出修改申请。
：负责制度的落地，反馈实施过程的有效性、适宜性。
方法与过程控制
本规定所指的客户档案包含但不限于：客户身份证档案、客户通讯录、房 屋出租档案、合同档案、客户房屋装饰装修档案、客户投诉档案、与客户访谈
的记录、车辆档案等。
序号
档案类别
档案名称
1
客户专用档案
«前期物业服务合同》
«临时管理规约》
«精神文明公约》
〈〈消防安全责任书》、
客户（业主及家人）的身份证复印件
〈〈入住资料/物品交接记录签收表》
照片（业主及家人）
«业主（住户）资料登记表》
客户车辆档案
«房屋维修记录单》
«紧急情况联系授权书》
租赁资料等
2
客户装修档案
«装修申请表》
«装修安全协议》
«施工人员行为规范》
装修公司相关资料
施工图纸
装修施工许可证
装修验收记录表
装修整改通知单
装修管理协议
装修垃圾清运协议
装修禁止行为及注意事项交底说明书
装修现场监控记录表
装修违规记录及照片等
3
其他档案
客户投诉档案
客户沟通的记录
满息度调查记录
品质监控资料等
序号
类别
要求
备注
1
档案袋封面
标明房号、业主姓名
档案袋按排序记录
同类资料
档案袋要进行编
号
所有资料
存放后，要填写
〈〈文件资料存储
2
档案柜
文件夹、档案袋分类有序存放，
标识清晰
档案柜内文件建立〈〈档案柜文件
清单》并按排序记录
3
资料摆放
客户的档案袋应按楼层、单元、楼
栋号有序管理
标识清晰，方便查找
清单》，以便查阅。
（尤其是客户身份资料），由资料管理员妥善 保管，不得私白散播其内容，未经服务中心负责人批准，其他任何人不得翻阅、 复印、或带离办公室（含文档管理员）。
，须经服务中心负责人书面同意并在〈〈档案借 阅审批表》内签字确认并当天必须归还。
，须经文档管理员同意并在〈〈档