文档介绍：采购控制程序
目次
1 范围 2
2 规范性引用文件 2
3 职责 2
4 程序 2
合格供应厂商的评定 2
采购信息 2
采购计划 2
采购合同与实施 2
采购验证 2
采购产品的入库、保管、发放 2
器材代用及非定点单位加工 2
5 记录 2
6 附加说明 2
附录A 采购流程 2
表1 外购器材、外协加工单位质量评定表(式样) 2
表2 请购单(式样) 2
表3 入库单(式样) 2
表4 产品外协申请表(式样) 2
表5 非定点单位外协申请表(式样) 2
表6 器材代用单(式样) 2
采购控制程序
范围
本文件规定了采购过程的控制要求,以保证采购的产品符合规定的采购要求。
本文件适用于产品用原材料、元器件、机电等产品及产品外协加工的采购、入库、保管、发放过程的控制。
规范性引用文件
QG/XT 201-2003文件控制程序
QG/XT 215-2003产品的监视和测量控制程序
职责
管理部负责归口管理,具体负责与供方沟通、采购合同签订、器材技术标准档案管理及其他有关工作;有关部门配合;
质量部负责合格器材供方评定、采购产品的验证工作;
研发或服务部门负责提供采购信息,协助管理部收集新型、特殊器材技术标准。
程序
合格供应厂商的评定
对供应厂商的要求:
其产品应满足有关标准和技术文件的要求;
具有一定的生产能力和质量保证能力;
货源稳定、供货及时、价格合理;
能提供良好的技术服务。
对供应厂商的评定
合格供应厂商(包括器材供应商、生产厂商和外协加工厂商)的候选名单由管理部提供,质量部负责组织评定,使用部门及相关部门配合。
质量部负责评定质量保证能力和控制手段;必要时请相关部门协助。
管理部负责评定供货或加工能力、价格及售后服务。
评定可采取以下一种或几种方法:
供应厂商提供的类似产品及长期使用的情况的评定;
供应厂商现有的产品样品的评定;
供应厂商通过国内外质量认证机构的质量体系认证的情况的评定;
供应厂商现有生产样品进行评价或对比类似产品的质量、试验结果以及历史情况;
必要时,可到供应厂商进行实地考察,对其生产能力和质量保证能力是否能保证采购或外协产品的质量,进行评定,作出考察意见。
评定结果
根据评定情况及各相关部门的意见由质量部作出评定结论,并填写外购器材、外协加工单位质量评定表(表1)。评定结论应经公司主管副总经理批准。
合格供应厂商名单的的编制、使用和管理
质量部根据评定结论编制合格供应厂商名单,经主管副总经理批准后发布。
合格供应厂商名单作为产品选用、采购和外协的依据。确需选用、采购非合格器材供应单位的器材,应按规定办理代用手续。
根据器材供应和外协加工单位的质量情况,适时修订认定单位名单,并由质量部建立和保存合格供应厂商的质量记录。
采购信息
采购信息形式
采购信息应形成书面采购文件,采购文件的形式一般有:请购单(表2)、外购器材清单、产品外购件汇总表、采购计划、产品外协申请表(表4)。
采购文件的内容
采购文件应清楚地说明订购产品的要求,一般包括:类别、型式、等级、数量或其他准确标识方法。
还应包括技术要求和质量控制要求,如:规范、图样、过程要求、检验规程及其他有关技术资料(包括产品、程序、过程设备和人员的认可或鉴定要求)的名称或其他明确标识和适用版本。
采购文件的审批
采购文件应得到审批。器材的零星采购由请购人填写请购单,按审批权限经过审批。产品外购件汇总表(单机定额)由总(副)工程师批准。采购文件的修改应按原审批手续进行审批。
采购文件控制
采购文件应符合QG/XT201-2003《文件控制程序》的要求。
采购计划
除零星采购外,管理部应根据申请部门或科研生产计划要求,制订器材采购计划,由部门经理审核,经主管副总经理批准。
采购合同与实施
采购人员应按批准的采购计划进行采购。大宗采购和外协可签订采购合同,必要时可采取招议标进行。采购合同的内容应包括:
数量、价格;
交货期限、地点;
验证安排、放行方式;
需要时包含包装、运输、防护等要求。
研制过程中所需少量、特殊的外购器材,经项目研制负责人审核后报管理部,经管理部同意后,器材申请部门自行采购。
采购验证
按QG/XT215-2003《产品的监视和测量控制程序》有关规定执行。
采购产品的入库、保管、发放
入库
仓库保管员应认真核对和检查入库单(见表3)器材名称、型号及规格、计量单位和数量;质量级别或质量要求;检验员签章,元器件还应具备验证合格证。
保管
存放器材的库房或场地其环境条件应满足器材的安全可靠、不变质和其他特殊质量要求,确保器材性