文档介绍：职 务 描 述
职务名称
行政 专员
所属部门
行政科
职务代码
ＧA-ＨZＨ-006
薪资等级
十级
直属上级
行政科科长
所辖人员
0
定员人数
2
工作性质
全职
●工作目的:协助行政科长做好信息的接收传递和文稿的校印整理工作；做好每位来宾的公关接洽工作,同时树立良好的企业礼仪服务形象。
●工作要点：
1、熟悉公司的各级组织机构及相关的职能职责;了解部门的管理方式及运作流程,以便能很好的对来电咨询者起明确周详的指引解说作用，树立公司良好的外部沟通氛围.
详细的了解公司各部门重要联络人员的联系方式与业务辖属范围,以便在外部来电来人咨询时能够及时准确的起到指引传达作用.
3、来宾的公关接洽与预约登记.
4、会议室整体环境的日常维护与整理。
4、参与会场的组织策划与先期准备，同时提供周到的现场会务服务。
5、会议室重要资产的统计管理与日常维护.
●工作活动内容：
1、职责内容:
职责内容
权限管理
频次/周期
输出载体
作业依据
（主要工作内容）
（本职责所拥有的权限）
（日、周、月、季、年）
（即输出的结果）
（制度及流程等）
协助行政科长做好文字工作。
校稿、修订、编撰
每日
文件
公文写作
公司内外函电收发和报刊分发工作
保管与查验安排
每日
领取登记记录
文档与传真及登记备案
排版、复印
每日
台帐
各种重要讯息与日常安排事项
通知、记录
每日
台帐
各种上报信息
收集、分类、整理与反馈传达
每日
台帐
领导交办事项
反馈、执行
每日
对外重要事项
沟通、接洽
不定时
台帐
部门资产的登记管理，办公耗材的使用统计、更替、维护与申领计划定制，办公设备及辅助设施的日常管理与维护
管理与维护
每年
台帐
公司固定资产管理制度
办公用品
申购、收集与统计
每月
台帐
来宾的预约登记、接待安排并随时提供现场咨询
接待、咨询
不定时
台帐、台帐
来宾厂区参观的导引与简介，宣传资料的发放与登记保管
导引、简介
不定时
台帐、台帐
企业重要宾客（政企）或参观团体的接洽安排与登记管理
接洽、登记
不定时
台帐、台帐
集团对外接待制度
会议室及指定区域的卫生
清洁与整理
每日
现场
6S管理
会议室重要设施及辅助设备
日常、维护
每日
现场
确保会议室水、电、气等设备的正常运行与及时服务
及时服务
不定时
现场
企业重要活动、集会的会务准备及礼仪接待工作
准备及礼仪接待
不定时
现场
2、工作关系描述:
关系类别
对象
关系描述
沟通频次
公司外部
（部门、岗位）
（日、月、季、年）
公司内部
（部门）
部门内部
（岗位）
工作难点：
信息沟通传达的及时性与准确性。
各项日常事务并行处理的沟通力、协调性与时效性。
如何与性情暴燥的宾客进行有利于本厂的交流和沟通.
及时的反馈宾客的建议并细心的听取投诉与抱怨。
5、提供服务的周到性、全面性与持续性。
工作禁忌：
1、工作粗心大意，不注重方法原理,对于重要电话记载内