文档介绍：物业品质监控系统之文档信息管理
一级指标
二级指标
三级指标
检查标准
检查方法
文档信息管理
管理制度
制度清单
制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度;
抽查
明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任;
抽查
部门信息管理员发生变动,必须及时通报总经理办公室,并完善各项交接手续,对新信息员进行必要的培训;
抽查
流程管理
收集
于每月/季/年初收集现场质量记录
外来文件填写《文件处理表》,报公司领导批阅;
抽查
建立
做好清晰的标识;
无污损或破损;
内容完整;
传真件应复印后保存复印件
抽查
更改
按文件原审批程序重新报批
抽查
归档
按月/季/年度定期归档,并须于首日后进行;
按不同业务类别进行排序、编目;
文件盒(袋)的封面标识文档名称、产生时间段、保存期限、存档人、存档日期等;
外来文件由经办部门存档;
在《文件资料存储清单》登记
抽查
储存
归档资料应尽量在统一地点保存;
做好防潮、放火、防虫蛀、防鼠害工作;
抽查
报废
填写《记录报废申请表》
经经理批准;
重要须粉碎处理;
抽查
查阅
在《借阅登记表》上登记;
经经理批准;
及时收回;
政府部门、司法机关因公需查阅的,在核对核对对方单位介绍信或工作证无误后提供查阅,并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容,与被查资料一并保存;
抽查
保密
保密文件控制;
电子文档加密码;
重要、机密的电子文档在设置密码后报部门经理备案;
抽查
移交
资料管理员调(离)职或更换岗位前,应做好文档资料交接工作,完善交接手续;
抽查
发布
所有文件需经审批后方可发布;
通过电子显示屏向顾客公布的信息须保存审批记录;
重要文件送达承建商、业主/业主委员会、相关业务单位时,须请对方签收,填写并保存《文件发放签收表》
抽查
现场管理
资料柜
编号管理;
柜内资料内容同《文件资料存储清单》相符;
文件柜符合文档储存环境要求;
柜门锁和钥匙齐备;
钥匙编号同锁号相配;
抽查
网络信息
网络信息须经部门经理审批后方可发布;
审批记录须存档;
抽查
电子文档
统一管理;
按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹;
管理软件内容每月备份;
每年初对上年重要电子文档以光盘保存,并在《文件资料存储清单》登记。
抽查
附件1:《小区迎检文档资料目录》
2:3:《管理处日常管理文档目录》
4:《管理处电子文档资料目录》
5:《工程技术部文档资料目录》
6:《绿化部文档资料目录》
附表一:小区迎检文档资料目录
目录号
一级目录
二级目录
三级目录
1-1
物业规划档案
用地批准文件
小区规划图
建设用地规划许可证
土地使用权出让资料
地界界桩放点报告
项目批准文件
建设工程规划许可证
施工许可证
建筑物命名、更名审批资料
用水指标批文
用电指标批文
1-2
物业接管验收资料
移交证明资料
物业移交会议纪要或移交证明
工程设备交接资料
工程、设备技术资料交接清单
房屋钥匙交接清单
验收证明资料
工程竣工验收证明
消防验收资料
环保达标(噪声)验收资料
房屋验收表
1-3
物业专业化管理
公司专业化管理资料
公司简介
甲级物业管理资质证书
营业执照
税务登记证(国税、地税)
组织机构代码证
物业专业化管理
管理处专业化管理资料
管理处简介
管理处成立文件
营业执照
税务登记证(国税、地税)
组织机构代码证
管理服务收费标准及批复
停车场营业执照
停车场组织机构代码证
停车场税务登记证
停车场收费许可证、价目表
会所卫生许可证
泳池卫生许可证
公章证照登记表
1-4
发展商物业管理服务合同
与发展商签订的物业管理服务合同
1-5
前期物业管理服务协议
1-6
房屋本体维修基金管理
深圳市房屋本体维修基金管理规定
房屋本体维修基金管理制度
三方返修合同
本体维修基金收支账目(放季度管理报告中)及使用审批手续
1-7
房屋使用及公众制度
房屋使用资料
房屋使用说明书
房屋质量保证书
业户手册
公众制度
家庭居室装修管理规定
市容和环境卫生管理条例
经济特区消防管理条例
限制养犬规定
业主公约
精神文明建设公约
消防管理规定
装修管理规定
室外广告、招牌管理规定
1-8
业主委员会
业主委员会筹备及成立资料
筹建业主委员会的申请报告及批复
筹备工作计划
筹备委员会委员简介
筹备委员会会议纪要
业主委员会宣传资料
业主委员会委员自荐/推荐表
业主委员会委