文档介绍：附件6
石家庄区域公司工程档案管理办法
一、目的
为使我公司工程档案完整、准确、安全并能有效利用,充分发挥工程档案在今后工程管理、工程维护中的作用,根据国家有关文件规定与集团档案管理制度,结合公司实际情况,特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于石家庄区域公司及各工程项目部门。
三、术语
3、1工程档案指公司各建设项目从提出、调研、可行性研究、立项审批、评估、勘察、设计、招投标、施工、检测、监理到竣工备案全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。
3、2工程项目部门指公司所有在建工程的项目部门。
3、3建设工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图与竣工验收文件,也可简称为工程文件。
3、4竣工档案指各参建单位将在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的工程文件、图纸,并按规范整理成案卷。
3、5施工文件指施工单位在工程施工过程中形成的文件,也可简称施工资料。
四、职责与权限
4、1公司行政部就是工程档案工作的归口管理部门,其主要职责就是:
1)负责按统一标准对工程档案的收集、整理、组卷等档案业务工作进行指导与监督。
2)负责检查、验收、管理公司在建项目的档案实体。
3)负责在工程立项后对项目部工程档案员进行工程档案交底工作。
4)负责各分支机构、一线业务单位工程档案业务指导工作。
5)负责工程档案的提供利用工作。
4、2工程管理部、规划设计部及各工程项目部应高度重视工程档案管理工作,协同公司行政部(以下简称集团档案室)做好此项工作。其主要职责就是:
1)规划设计部负责组织协调设计单位编制工程竣工档案,根据《建设工程文件的归档范围及保管期限表》(详见下文附录B)移交设计单位应归档文件,同时负责本部门业务范围内与工程相关的文件归档工作。
2)各工程项目部负责组织施工、监理等参建单位编制工程竣工档案,并且保证所有参建单位的工程文件及竣工图全部归档,无一疏漏。
3)各工程项目部负责监督检查施工过程中的施工文件收集、整理、立卷工作,确认施工文件及竣工图纸完整准确(确认施工文件不得有缺项、确认竣工图纸与工程竣工后现状一致)。
4)各工程项目部负责本部门所属项目的前期基建文件、项目管理文件、竣工验收等文件的收集、整理、立卷及移交档案室的工作。
5)各工程项目部督促监理单位负责监督检查各参建单位的工程竣工档案编制工作,对施工文件及时签署审核、鉴定意见,并负责本公司监理文件的收集、整理、归档。
五、工程档案管理及归档范围
5、1项目立项批准后,项目部应设专人、专岗负责项目文件积累、整理、审查工作,对各参建单位施工文件深入现场实行跟踪管理。
5、2各项目部要求各参建的单位必须配备专职资料员,明确资料员的职责,检查施工进度与质量的同时,对项目施工文件的收集、整理、审定工作进行检查;项目竣工验收时与竣工档案验收同步进行。
5、3工程档案工作要与建设项目进度同步,各项目部工程资料员应在施工单位进场时,向施工单位明确提出竣工档案编制的要求,确定未来的竣工档案编制的形式、套数及质量要求。要求施工单位做到工程文件存档与工程进度同步,不能滞后补做也不能超前做好。
5、4工程项目部应与公司档案室密切配合,档案室管理人员应当参加施工项目交底会、参加项目工程质量与进度检查、参加工程项目档案验收检查。
5、5项目部应把工程档案工作纳入工程建设计划,纳入项目建设管理程序,纳入领导与工作人员岗位职责。将工程档案管理要求列入监理管理职责中,明确各方对工程档案工作的责任。
5、6工程档案管理应纳入合同管理与项目管理中,实现合同、项目全过程管理,具体如下:
1)项目在签订设计、施工、监理等合同(协议)时,应根据建设项目归档文件范围,明确乙方单位应提交甲方单位工程档案(包括电子文件)的内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任,以及对提交文件的整理、归档的责任。
2)项目结算时,成本部门须到档案室签署意见。档案部门根据合同(协议)对乙方提交工程档案进行检查、验收,合格后签署同意付款意见,财务部门再履行付款手续。
5、7工程档案归档范围
5、7、1工程档案归档范围主要有五部分:A类基建文件、B类监理文件、C 类施工文件、D类竣工图 E类各类设备操作说明书及使用说明。
5、7、2基建文件:基建文件就是建设单位从立项申请并依法进行项目申报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部文件。按其性质可分为:立项决策、建设用地、勘察设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收、备案及其它管理文件。基建文件包括:
a立项决策文件:项目建议书(代可行性研究报告)及其批复、有关立项的会议纪要及