文档介绍：第四章公共关系的组织机构和人员
第一节公共关系机构
狭义的公关主体——公关组织机构与人员
社会组织是公共关系的主体, 其公共关系工作是由公关人员和公关机构来完成的,从这个意义上说公关组织机构与人员是公共关系的主体。
一、公共关系机构的含义
公共关系机构是为贯彻公共关系思想,由专职公共关系人员组成,用于开展活动,实施公共工作职能,服务于社会组织公共关系需要的专业机构。要卓有成效地开展公共关系的活动,就必须合理地设置公共关系机构,这是做好公共关系工作的组织保证。
二、公共关系组织机构的类型
(一)公关部 1、公共关系部的含义及地位
公共关系部是组织自身设立的,专门从事公共关系的职能部门或专职机构。
组织的公关部同组织内部的其他部门一样, 是一个重要的职能部门。公关部在组织内充当的角色为: (1)情报信息部。公关部首要的职能就是采集信息、加工信息、管理信息、传播信息。加强社会联系,并进而建立通畅的信息网络,起到组织“耳目”的作用。 (2)整体形象策划部。组织CIS的设计,组织文化的构想,知名度、美誉度的定位,各种方案的选定等,都要精心策划,公关部可起到组织形象设计师的作用。
(3)决策参谋部。公关部要为整个组织塑造形象,但不是组织的最高决策层,而是组织的“智囊团”、“思想库”,负责提供成套可供选择的决策方案,协助组织进行决策。
(4)“宣传部”、“外交部”。组织要获得公众的了解、理解和信任,赢得公众的喜爱,取得公众的支持与合作,就要不断地向公众进行宣传。公关部就是组织的“喉舌”。随着市场经济的发展,组织对外交往日益密切,对外联络和交往的任务越来越重,同时组织与环境之间的各种磨擦和纠纷也随之增多,需要进行协调,在这方面,公关部就是组织的“外交部”。
2、公共关系部的特点
(1)专业性
(2)协同性
(3)自主性
(4)服务性
3、公关部设置的原则
(1) 需要原则——根据组织规模设置公关岗位, 组织规模越大,对公关人员的需求就多。
(2)协调性原则——公共关系部门要与组织内部的其他部门相互协调,并能起到协调组织各部门的作用
(3)有效性原则原则——组织内的公关机构要有尽可能高的办事效率。
3、公共关系部的职能
(1)长期工作,主要有:组织整体形象的策划、调整、传播、评估,管理好组织的无形资产。
(2)日常工作,主要有:①监测组织环境,搜集组织内外公众的各种意见,接待投诉;②撰写组织有关情况和活动的新闻稿、演讲稿;③同各种传播媒介及其记者、编辑保持密切联系;④协同影视制作方面的人员拍摄、整理、保存资料片;⑤设计、筹划、监测组织的各种宣传品和馈赠品;⑥注册互联网上本组织的域名,设计网络上的主页,管理电子信息;⑦了解竞争对手的公关活动情况,并加以分析;⑧培训公关工作人员;⑨同有业务来往的公关公司、广告公司保持密切来往;
(3)公共关系的定期活动,主要有:组织记者招待会;组织内部的听证会;编辑、联系印刷组织的内部刊物;参加各种管理会议,了解组织内部的管理状况;参加各种销售会议,了解组织同外界的商业联系情况;同所在社区的代表接触,随着时代发展,还应关注互联网上的“虚拟社区”,同网络公众联络;协助拟写为董事会准备的组织年度经营报告;组织安排全体人员的集体娱乐活动;总结、评价公共关系活动的效果。 (4)公共关系的专题活动, 主要有: 组织安排各种大型庆典活动;处理危机事件;筹划、安排“制造新闻”活动;组织、举办展览会;筹划、安排公关广告,协助专业人员拍摄有关组织情况的录象或影片;安排来宾参观访问,组织新产品介绍会;安排筹款、赞助活动。 以上四类工作不是截然分开的,而是日积月累、层层递进、相辅相成的。
4、公关部的种类及模式
种类 (1)专职公关部 组织内部专门设立公关部平行于其他职能部门,行使公共关系的职能,是一种较理想的方式。合资组织和旅游宾馆业经常采用这种方式。 (2)一套机构两块牌子的公关部 将公关部依托于办公室或某一部门如市场开发部、广告部等,用一套机构行使双重职能。这种模式虽然不是最优模式, 但却十分现实可行。许多单位在开创公关事业初期都是在原有部门将工作搞起来,待时机成熟后公关部再独立出来。这样,不至于一开始就因编制、场地、人事关系等问题扯皮而影响工作开展。 (3)不挂牌子而兼职的公关机构 大多数公有制组织目前依然按照传统的人事管理与行政管理办法,设置新机构难度较大,于是就将伴随市场经济而产生的新工作--公关工作分解到其他部门去,或在几个部门内指派专人完成形象调研、新闻传播和内部公关工作。另一种情况是指派一个部门主要搞公关工作,但由于种种原因不叫公关部,而叫“联络接待部”、“销售广告部”等,这样虽然不很理想,但毕竟有胜于无,是一种过渡方法。