文档介绍：中铁X局集团有限公司文件管理制度
总 则
第一条 为了加强对局各单位涉及质量、环境和职业健康安全管理相关文件的控制和管理,保证文件的充分性和适宜性,确保局内的各相关场所都能及时获得和使用所需的有效文件,特制定本制度。
第二条 文件管理的范围应包括与各项质量、环境和职业健康管理活动相关的法律、法规、标准、规范、合同、管理制度、支持性文件、其他各种形式的工作依据等。
第三条 本制度适用于局、各子(分)公司及工程指挥部(项目经理部)的文件控制和管理。
管理职责
第四条 局办公室、各子(分)公司办公室及工程指挥部(项目经理部)办公室负责行政文件的控制和管理,负责外部行政文件的接收和处理,并对下属单位行政文件的控制和管理进行检查和监督,并保留检查记录。
第五条 局技术中心负责全局技术文件资料的控制和管理,负责对国家、行业相关标准规范的获取、识别和相关信息的传递,并对子(分)公司及项目经理部下属单位技术文件的控制和管理情况进行监督检查,并保留检查记录。
第六条 各子(分)公司技术管理部门负责本公司技术文件的控制和管理,负责对相关标准规范的信息的传递,并对所属项目经理部技术文件的控制情况进行监督检查。
第七条 局、各子(分)公司安全质量监察部负责对国家、行业和上级主管部门有关质量、环境、职业健康安全方面的法律法规及要求的获取、识别和相关信息的传递,并对各部门/单位的法律法规及要求的获取情况进行监督检查。
第八条 工程指挥部(项目经理部)工程部负责本工程指挥部(项目经理部)技术文件的控制和管理,负责项目所在地政府和工程相关方有关文件的获取、识别和处理。
第九条 局内各级相关职能部门负责各自文件的控制和管理。
第十条 局档案室和各子(分)公司档案部门负责文件的归档和管理工作。
第十一条 局和各子(分)公司网络中心负责协同办公平台(OA系统)的维护及电子文件的安全。
文件管理与控制
第十二条 文件管理实行分层、分类管理。
第十三条 文件的分类:文件分为内部文件和外部文件两大类。
1. 内部文件是指局内部形成的文件,包括:
⑴行政管理文件,包括:行政文件、通知、传真电报、会议纪要、通报、计划、机构设置和人事命令、岗位任职条件和岗位职责等。
⑵管理手册(含局管理方针)、管理目标、管理制度(程序文件)和记录(包括测量管理体系、试验检测管理的文件和记录)。
⑶项目管理文件和技术资料,包括:项目策划文件(施工组织设计或质量计划、施工方案、环境保护方案、职业健康安全管理方案)；作业指导书；自行编制的技术标准和规范、工法、管理制度、操作规程；应急预案；适用的法律法规、标准、规范目录(清单)；(重大)危险源清单；(重要)环境因素清单；各类记录表格；承包合同(责任状)；技术交底书等。
⑷管理体系运行过程产生的记录。
2. 外部文件是指来自局外部的文件,包括:
⑴国家和地方的法律、法规、规章和规定。
⑵国家和行业规范、标准。
⑶上级单位、地方政府部门、行业协会、建设单位、监理单位等发放的文件、通知、函件。
⑷招标文件、合同、设计文件、施工图纸、标准图集、变更设计通知书等。
第十四条 文件的编号
1. 文件的编号分为文号和发放号。
2. 局和各子(分)公司行政管理文件的文号由局、办公室和各子(分)分公司办公室统一编号。
3. 其他需编文号的内部文件由文件编制/产生的单位统一编号。
4. 需要对文件进行追溯性控制的,文件发放时应对文件进行编号发放,其发放号由文件发放单位统一编号。
第十五条 确定文件的需求
1. 局和各子(分)公司主管部门根据法律、法规要求和自身管理的需要,经分管领导同意,确定编制文件。
2. 工程指挥部(项目经理部)根据法规、标准、合同和局、各子(分)公司的规定,确定编制各类文件。
第十六条 文件的编制、审批
1. 文件由相关部门/单位组织编制,按照规定的职责和权限由相关人员审批。必要时组织多个部门评审、会签,评审资料应与文件一起存档。当法律法规要求由外部单位审批和应组织专家评审论证的,应遵照执行。
2. 文件一般需标注文件归口管理部门、文件主要起草人、文件审批人、文件发布日期、文件实施日期等(行政管理文件或其他规定格式的文件除外)。
第十七条 文件的发放及控制
1. 文件的发放由各文件编制管理部门/单位负责,按确定的发放范围发放文件
,确保各个使用场所都能得到相应文件的有关版本。文件发放人和文件接收人应办理文件发放和登记接收手续；局各单位通过协同办公平台(OA系统)发布文件时,发送人和接收人均应做好发文和收文记录。电子文件应对文件修改加密保护。文本文件需控制发放份数的文件应编号发放。
2. 各部门/单位应确保文件内容清