监理单位档案管理办法及细则 secret.doc

文档介绍：档案管理办法
第一章 总 则

第一条 为规范中国石油管道建设项目经理部（以下简称“项目经理部”）档案工作，加强档案工作业务建设，不断提高科学管理水平，有效地为项目经理部积累、保护和利用档案，规范档案管理的职责以及收集、整理、归档及要求，制定本办法。
第二条 本办法适用于项目经理部各处室、项目（分）部。
第三条 本办法所称档案是指项目经理部在工程建设、企业管理、科研等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、电子文件、图表、声像、实物等各种不同形式和载体的历史记录。它们是项目经理部的无形资产，是项目经理部科学技术资源储备的一种形式，是提升企业价值、宣传企业形象的必要条件和不可再生的资源。
第四条 项目经理部档案工作是一项专业性的技术管理工作，是项目经理部企业管理的组成部分；是提高工作效率和工作质量，维护项目经理部经济利益及合法权益的一项重要工作；准确、全面、系统、完整、规范地收集、整理、管理和利用档案，记录管道建设历史，保护好国家的宝贵财富，是项目经理部的一项重要工作任务。
第二章 档案工作机构、人员和职责划分
第五条 项目经理部档案工作实行统一领导、分级管理的原则。按照统一的档案业务标准，实现档案管理信息化、数字化、有序化。
第六条 项目经理部档案工作由综合办公室归口管理，其主要工作职责：
（一）贯彻执行档案工作有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全项目经理部档案工作管理规章制度；
（二）负责检查、指导、监督各处室、项目（分）部文件的收集、整理、编制和归档工作，集中统一管理档案实体，提供信息开发、利用以及安全保管，负责档案的统计和上报工作；
（三）负责对档案业务管理网络中的专（兼）职档案管理人员进行业务培训和工作指导；
（四）负责建设项目工程竣工档案的验收；
（五）负责对各处室、项目（分）部归档文件的审核、检查；
（六）负责项目经理部档案信息化、数字化建设，组织档案管理新技术、新方法的推广和应用。
第七条 项目经理部各处室、项目（分）部档案管理主要工作职责：
（一）将档案工作纳入议事日程，明确分管领导，落实档案管理人员。为档案保管提供安全的场地和必要的装具，
确保其安全及完整；
（二）负责本部门所产生档案的收集、整理、利用及归档工作；
（三）负责组织对服务商档案管理工作进行指导、监督及检查，对其所产生的档案进行审核、验收并负责向档案部门移交。
第八条 项目经理部档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，严守国家机密，具备档案业务知识、管理知识、相关专业知识和计算机操作技能，经过档案业务培训，取得档案专业培训合格证书，持证上岗。

第三章 文件的收集、整理与归档
第九条 根据集团公司档案工作规定，结合项目经理部工作职责和工作范围，项目经理部档案划分为公文、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、声像档案、实物档案，具体分类方法详见附件1“档案分类细则”。
第十条 归档文件应当是原件，保证其完整、准确、系统反映项目经理部各项活动的真实内容和历史过程，保持文件之间的有机联系，符合文件形成规律。反映同一内容不同载体和形式的文件一并归档。文件整理方法详见附件2“归档文件整理细则”。
第十一条 项目经理部各处室、项目（分）部应高度重视对电子文件、电子档案的研究与管理，电子文件归档范围
与保管期限参照纸质文件确定。在归档纸质文件的同时，应将相应的电子文件一并归档保存。
“电子文件归档与管理细则”见附件3。
第十二条 各部门在职能工作活动中形成的具有查考利用价值、办理完毕的各种载体形式的文件，都必须按规定进行整理、立卷、归档。对应归档的文件，必须按规定向综合办公室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档。
第十三条 项目经理部出资外委的合作项目，必须在合同或协议中明确属于项目经理部所有文件（含声像、电子文件）的归档范围、份数等条款，由项目经理部指定专人负责验收或负责文件的收集、整理、归档工作。
第十四条 项目经理部各部门应对归档的不同载体的文件进行分类、整理、立卷、归档。具体操作方法见《建设项目竣工档案管理办法》及本办法的附件。
第十五条 归档文件应根据文件的具体内容确定保管期限。文件材料的保管期限分为永久和定期两种。保管期限的划分标准详见附件2“归档文件整理细则”。
第十六条 归档时间：
（一）公文类文件在处理完毕后及时归档，最迟于次年三月底归档；
（二）基本建设项目文件在项目竣工完工后三个月提交竣工档案、电子文件及相应的数字化信息，并编制竣工档案目录及电子文件目录。其中项目前期文件、工程管理文件、
合同文件、招投标文件及时归档。时间较长工程可分阶段、分期归档；
（三）外购设备仪