文档介绍：案例七谈宝钢销售与收款环节的内部控制
中华财会网() 2004-06-09
企业的内部控制是运用现代企业的系统理论、控制理论和信息理论,按照企业控制与管理规律要求建立起来的经营管理体系,它对完善公司治理结构,改善经营管理,防止弊端,保障财产安全,提高经营活动的效率和效益等,有十分重要的意义。宝山钢铁股份有限公司(以下简称宝钢股份或公司)的战略目标是成为全球最具竞争力的钢铁企业、实现企业价值最大化,而实现这一目标的有效手段之一就是加强企业内部控制建设。
    本文结合财政部在2002年12月23日颁布并实施的《内部会计控制规范——销售与收款(试行)》的有关要求,对宝钢股份销售与收款环节的内部控制作一简要分析。
    一、销售与收款的业务流程
    宝钢股份销售管理的一大特点是高度的信息化管理,产品销售信息由公司“9672产品销售子系统”自动生成,系统已实现从产品价格库生成、登记客户需求、签订合同、运输发货、财务评审和结算、产品质量异议处理管理等全过程控制。其主要流程是处理订单、签订合同、发出货物、结算货款四个基本环节。
    1、处理订单。对用户填写的订货卡片,或宝钢国际各贸易公司输入“9672系统”的草约付款清单,销售部组织生产、制造部等部门对品种、规格、价格等进行技术评审,并负责生产能力评审、运输方式评审。如评审通过,由销售业务人员在订货卡片或草约付款清单上签字或盖章确认,再送交财务评审。财务人员对付款草约的结算方式、货款金额、票据安全性等进行审核,确认收款依据。
    2、签订合同。销售业务人员按评审通过的内容,打印正式合同,经供需双方确认签字后,合同生效。销售部将合同信息通过“9672系统”下发给制造部并根据合同的交货期和生产计划编制原则进行排产。制造部依据生产计划及交货期及时安排、调整生产计划,确保合同按时完成。
    3、发货。销售部根据制造部的“准发信息”和合同规定的运输方式,向运输部提交成品厂内转库组批计划。运输部据以编制厂内装船、装车作业计划,核对实物,按规定要求装车(船),与承运方办理实物交接,办理出库提货手续。
    销售部收到成品装运出厂信息,负责配齐码单、质量保证书和运单(以下简称“三单”),与用户进行产品最终交付。
    4、财务结算。财务人员根据接收到的“三单”信息,开具增值税发票,进行销售结算,确认销售收入,核销预收款或进行收款。
    二、销售与收款控制措施
    宝钢股份销售与收款的关键控制点主要体现在职务分离、业务流程控制、财务结算控制等方面,主要的控制措施如下:
    (一)职务分离
    宝钢股份的钢铁产品销售主要由销售部统一管理,财务结算由财会处负责,内部检查由审计处负责。
    销售部在其《组织机构与管理职责》中明确规定了其内设部门的职责,并特别强调由各产品室负责处理国内外市场开拓及销售、产品订单、合同签订、执行销售政策和信用政策、用户使用情况的跟踪及反馈、催收货款等职能。物流运输室负责钢铁产品出厂运输、物流及配货、出口船期跟踪、运输合同审核及签订、运输供应商管理、产成品库存管理、运输异议处理、负责“三单”的管理。市场营销室负责营销环境分析、钢铁市场分析及策划,负责销售渠道综合管理、钢铁产品价格管理、贸易纠纷处理及风险管理、钢铁产品营销策划及负责综合销