文档介绍：信息部IT管理制度
网络信息部采购管理制度
文件编号：密级：秘密总页数9编制：
生效日期：20XX-08-05版次：正文 审核：4受控 编号:修改状态：C/0附录 批准：3
XX集团有限公司
（内部资料，注意保密）
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文件修改控制
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一、 目的
为规范IT产品采购行为，加强对IT产品采购业务的 管理，降低费用并规避采购风险，提高采购的竞争优势，特 制定本管理制度。
二、 适用范围
适用于集团各职能部门、各产业集团及下属分公司的IT 产品采购。三、术语解释四、职责
网络信息部：
1 •日常IT采购管理。
2•维护IT采购平台，依据市场变化情况随时调整价格
信息。
3•对申购单位提出的申购流程进行审批、询价、确定价 格并通知供应商送货。
4•对供应商提供商品质量、价格及服务能力进行监督。
5 •负责长期合作协议签订。
6•负责大型项目IT类设备采购招标工作。
7•负责采购管理制度、操作流程制定。
申购单位：
1・计划内申购，经办人根据需求在ERP采购平台中发起 申购流程。在流程中详细标明商品数量及其它要求。
申购商品按照《IT设备配置制度》申购，不得超标申 购。
3•对供应商提供商品数量、质量进行验收，并监督及售 后服务，并汇总问题，及时提交到采购部门。
申购部门财务：
负责对申购计划审核。
负责采购流程、报销流程审批。
负责发票验收。
负责月未与采购部门确认挂帐明细及未取得发票明 细。
负责供应商付款。五、制度主体申购时间
1 •日常一般性采购，采购人员接收到采购流程后，一个 工作日内完成商品采购。
2•特殊产品，需求部门需提前三天向网络部提交《IT产
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品申购单》，以便网络部根据需求进行调研，制定合理 的配置方案后再执行采购。
新型、大型项目采购或大型设备采购，需求部门需提前 一个月向网络部提交《IT产品申购单》，网络部进行市场 询价，以确定以直接采购或招标的形式执行采购。
基本原则
1 •合同签订原则：网络信息部选择供应商必须与集团签 订长期合作协议。
：
每次采购必须两家以上供应商提供报价，采购人员根据 产品质量、价格、供货时间、售后服务等因素进行综合评定, 确定最终采购价格及供应商。
所有合作供应商在每月月初及月中要向采购人员传递 盖有该单位公章的商品即时报价。
询价原则：
1 •网络信息部每月月初及月中指派专业工程师，对市场 价格进行抽样调研，每季度进行一次全部采购商品价格调 研，每次调研结果要进行详细记录并备案。采购人员根据调 研回来的价格变更采购平台商品价格。
2•调研价格如果低于所有合作供应商报价，采购人员负 责与合作商沟通协调价格，如合作商价格无法降低，采购人 员需要提交《价格偏离审批表》，经网络信息总监及网络部 长审批后，确定按合作商提供价格采购或取消供应商合作资 格，并重新选定供应商。
资金计划汇总审核原则：
1 •集团职能部门及产业集团每月20日下班前上报本部 门或集团下一个月的IT费用计划。 员每月21〜24日负责汇总集团各职能部门、产业集团的下 一个月的IT费用计划，审核后上报网络信息部长，网络信 息部长签批后，资产管理员以纸价及电子文件两种方式传给 计划财务部资金主管；
采购原则：
资产管理员每月初将审批完成的本月资金计划传送给 采购人员，采购人员根据本月资金计划，进行日常采购工作。
2•职能部门、产业集团及下属公司相关人员每月20号 前在采购平台中完成IT商品申购流程填写及审批，采购人 员接收到该流程后执行采购工作。每月20号后提交或者20 号以后到达的
IT商品申购流程，采购人员将不予办理。
网络部采购人员负责《费用报销单》、《IT固定资产
增加单》、《IT低值易耗品增
加单》的填写和提交审批。
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4•如有计划外采购，需求部门自行提交《请示报告》流 程，集团总裁、财务部门审批 后，网络信息部采购人员收 到《请示报告》及《IT产品申购单》流程后，执行采购。
入库原则：
，验收合格后交需 求部门使用，需求部门收到采购商品后，提交《验收入库单》 流程
资产管理员负责《IT固定资产增加单》、《IT低值易 耗品增加单》的归档。
报销原则：
-23号完成与供应商对帐，每月24-30 号完成本月费用报销填写及审批。2•如遇特殊情况，本月 无法报销，采购人员应及时与申购单位财务及供应商沟通， 协商解决办法或者将该费用报到下一个月计划中。
职责分离原则：原则上采购人员不得参与市场调研、商 品