合同印章管理办法.docx

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合同印章管理办法
第一条 合同印章保管制度
(一) 合同专用章（以下简称“印章” ）应由公司法人授权指定专人保管；
(二) 严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带
出使用，由用印人填写《印章外借申请单》 （格式见附件一），标明印章
名称、用途、借出时间、预计归还时间，经分管领导和总经理批准。印
章外出期间， 借用人只可将印章用于申请事由， 并对印章使用后果承担
一切责任；
(三) 印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工
作；
(四) 严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印，不允许在未填写或者未
填写完整的材料上加盖印章。 因工作特殊需用印时， 须经公司领导签字
同意方可； 待工作结束后， 必须及时向公司签字用印领导汇报用印空白
文件的使用情况， 未使用的必须立即收回作废， 已使用的合同协议类文
件须报商务中心备案；
(五) 印章保管必须安全可靠，加锁保存，严防被盗用、丢失。不可私自委托
他人代管；
(六) 印章保管有异常现象或者遗失，应保护现场，及时向印章管理部门负责
人报告，同时采取紧急补救措施，以免造成损失，并配合查处。
第二条 印章的交接
印章移交须办理手续，签署《印章移交记录表》 （格式见附件二），注明移交
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人、接交人、监交人、移交时间、图样等。印章保管人印章持有情况纳入员工离
职移交工作的一部分。
第三条 用章审批规定
(一) 合同、协议需要加盖公合同专用章。首先由部门负责人对需盖章材料签
字确认，经分管领导审核后报总经理或总经理授权的其他负责人批准后
盖章。
第四条 印章的使用程序
(一) 印章使用人须先经部分主管审核批准后方可用印，同时应在《印章使用
登记簿》（格式见附件三）上登记印章使用日期、使用部门、用印人、
用途及批准人等；
(二) 印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定、超越审
批权限或不经主管领导审批签发的文件、 合同等，印章管理人应当拒印，
并且及时向上级领导报告。
第五条 责任
(一) 违反以上规定者， 公司将追究相关人员的责任， 若给公司造成经济损失
或者不良社会影响者，公司将追究其法律责任；
(二) 印章保管员应将印章审批资料保存完好，汇总存档；
(三) 公司部门相关部门负责不定期组织检查用章情况，印章使用和保管部门
也应定期检查并核对用印情况。如印章失效、新增或者变更，应及时通
告，并须报有关部门备案。
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