关于电子邮件的使用规范.doc

文档介绍：电子邮件使用规范一、关于邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1. 一定不要空白标题,这是最失礼的。 2. 标题要简短,不宜冗长。 3. 标题要能反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。 4. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。 5. 回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要 RE 、 RE 一大串。二、关于称呼与问候 1. 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌, 也明确提醒某收件人, 此邮件是面向他的, 要求其给出必要的回应; 在多个收件人的情况下可以称呼大家、 ALL 。 2. Email 开头结尾最好要有问候语。三、有关电子邮件礼仪 1. Email 正文要简明扼要,行文通顺 Email 正文应简明扼要的说清楚事情; 如果具体内容确实很多, 正文应只作摘要介绍, 然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。 2. 注意 Email 的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 3. Email 正文多用 1234 之类的列表,以清晰明确。如果事情复杂,最好 1、2、3、4 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,避免长篇大论。发送电子邮件一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。 4. 一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。 5. 尽可能避免拼写错误和错别字。这是对别人的尊重, 也是自己态度的体现。在邮件发送之前, 务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。 6. 合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的, 但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅读。 7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件, 单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述, 收件人一定会赞扬你的体贴。四、附件 1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。 2. 附件文件应按有意义的名字命名,附加文件后应确认文件名是否是乱码,避免发送 之类的附件。 3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。 4. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。 5. 选择便于阅读的字号和字体。中文常用宋体或新宋体, 英文就用 Verdana 或 Arial 字型, 字号用五号或 10 号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对商务邮件。五、结尾签名每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。 1. 签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。但信息不宜行数过多,你只需将一些必要信息放在上面。 2. 签名档文字应选择