行政工作的时间管理.ppt

文档介绍：行政秘书时间管理
讲师：李革增

事务性、重复性工作太多
打扰（电话或没有预约客人）
没有目标、次序和计划
缺乏自律
资料不完整或有所延误
文书工作不能一次到位 文件越积越厚
工作没有效率
：
加强工作效果
提高工作效率

第一原则：
目标管理原则
第二原则：
抓住重点原则 “80、20”法则运用
第三原则：
工作优先级综合分析
第一原则：目标管理原则
■目标不明确
——工作的目标是什么？
——你自己的人生目标是什么？
■目标确定
根据目标确定工作计划
案例：海尔的OEC管理法（Overall Every Controland Clear）
即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。
按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。　
德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。”
第二原则：重点原则 “80、20”法则
帕雷托定律：是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，他在１８９７年观察１９世纪英国社会财富和人的关系时，发现国家８０％的财富是聚集在２０％的人的手里。
80％的结果来自20％的原因。
80%的利润来自20%的客户
80%的销售来自20%的销售人员
80%的时间用在了20%的日常事情上
80%的事情在20%的高效率的时间内被完成
80%的效率提升可以来自20%的环节改进
第三原则：工作优先级综合分析
四象限坐标图
重要度
紧迫性
A
重要而且紧迫
Ｃ
紧迫但不重要
D
不重要不紧迫
Ｂ
重要但不紧迫
■请运用四象限方法排列你的工作：
第一招：时间计划表

注意：
60％有计划的工作
20％没有预期的行事
20％突发的行事
（20招）